工作管理系统

为企业的业务系统的运行提供支撑环境的软件系统

工作管理系统(WorkflowManagementSystem,WfMS)是一个软件系统，它完成工作量的定义和管理，并按照在系统中预先定义好的工作流逻辑进行工作流实例的执行。工作管理系统不是企业的业务系统，而是为企业的业务系统的运行提供了一个软件的支撑环境。

基本信息

工作管理联盟(WfMC，WorkflowManagementCoalition)给出的关于工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。其产品结构如词条附图。

分类

已有上百种声称具有工作流管理功能的商品化软件或原型系统。为了对这些系统的功能、特点等有一具清晰的认识，可以根据工作流过程本身的特点、系统建模的方式、所使用的底层支撑技术、以及工作流过程的执行方式等的不同而对它们进行相应的分类如下：

1、结构化的与即席的

结构化工作流指的是在实际工作过程中会反复重复、严格按照某个固定的步骤进行的业务过程。定义此种工作流所需要的各种类型的信息可以通过对业务过程进行详细的分析而得到，从而得到完整的过程定义并在以后的应用过程中反复使用。大量的办公程序，如公文处理、审批等都属此类。即席工作流则是针对那些重复性不是很强或没有重复性的工作流程的，关于这类流程执行所需的有关参数(如参加者等)事先无法确定，而必须推迟到过程实例运行时才能确定，同时在执行过程中间还可能会发生一些意外的情况。这种动态多变的特点在提供更高灵活性的同时，也为过程的建模与执行带来更多的复杂性。

2、面向文档的与面向过程的

前者的侧着点在于将电子形式的文档、图像等在有关的人员之间进行分发，以便能够得到不同人的处理与审阅。现有的文档管理与映像管理系统均属此类。在面向过程的WfMS中，工作流被描述成一序列执行环节。与各环节相应都有待处理的数据对象。各环节的数据对象可以按不同的方式分发到其他环节中去，如可以将数据对象的值作为控制条件、或者依此数据对象组装成其他的数据对象等。高端的WfMS一般都属此类系统。

3、基于邮件和基于数据库

前者使用电子邮件来完成过程实例执行过程中消息的传递、数据的分发与事件的通知。低端的系统所使用的经常就是此种方法，它可以充分发挥电子邮件系统在广域环境下的数据分发功能，但整个系统将运行于一种松散耦合的模式下。在基于数据库的WfMS中，所有的数据都保存在某种类型的DBMS中，过程的执行实际上就是对这些数据的查询与处理。高端的大规模系统所使用的一般都是此种方法。

4、任务推动的与目标拉动的

前者指的是从过程的开始逐步地一个环节一个环节的执行，当某个活动实例被处理完之后，后续的有关活动将被创建并被激活，由此直至整个工作流程的完成。这是大多数面向过程的WfMS所使用的执行方式。而在目标拉动的WfMS中，一个业务流程被看成是一个目标。过程实例执行时，该目标将被分解得到多个相互之间按一定约束条件的关联起来的可执行的多个环节，其中各环节还可以当成是子目标而进一步进行分解。在各环节均执行完毕之后，整个过程也就完成了。目标拉动是一种全新的执行方式，下一代的WfMS将具有此种特征。应该说明的是：上述分类只是从不同的角度入手的。一般来说，后面那些特点将给WfMS带来更好的灵活性，同时也将成为那些能够支持跨机构的大规模复杂工作流管理、面向关键任务的WfMS不可缺少的特征。

标准和产品

近年来，工作流技术得到长足的发展。1993年成立了工作流管理联盟（WorkflowManagementCoalition,WFMC）。此后，该组织颁布了一系列工作流产品标准，包括工作流参考模型、工作流术语表、工作流管理系统各部分间接口规格、工作流产品的互操作性标准等。这些举措加速了工作流技术的商品化。现在，许多公司都基于这些标准推出了自己的工作流产品。工作流产品主要分为两大类：

1.基础的工作流系统

提供引擎、设计器、相关接口等。应用系统的开发商可以基于此类系统开发具有工作流管理功能的应用软件。典型产品如ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的FlowMark等。

2.应用了工作流技术

包括内置较完整的工作流功能，但面向应用的应用级软件系统，这种系统是直接面向最终用户的流程化应用。同时，系统中还往往针对应用需要，集成了其他功能。典型产品如神州数码工作流软件EasyFlow，就是以工作流技术为核心的全面的企业办公自动化(OA)产品。

意义

由于信息技术的发展和日趋激烈的商业竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，而是需要综合的、集成化的解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，WFMS的出现是必然的。它可以带来以下收益：

1.改进和优化业务流程，提高业务工作效率；

2.实现更好的业务过程控制，提高顾客服务质量；

3.提高业务流程的柔性等。

辅助概念

工作管理遵循的主要思想是戴明环的工作管理方法，戴明环的核心思想是PDCA循环，也就是企业工作必须顺序经历的四个阶段。分别包括：计划（Plan）、实施阶段（Do）、检查阶段（Check）、行动阶段（Action）。

1，计划阶段Plan:明确所要解决的问题或所要实现的目标，并提出实现目标的措施或方法；

2，实施阶段Do:贯彻落实上述措施和方法；

3，检查阶段Check:对照计划方案，检查贯彻落实的情况和效果，及时发现问题和总结经验；

4，行动阶段Action:把成功的经验加以肯定，变成标准，分析失败的原因，吸取教训。

工作管理的核心是计划、任务、报告。围绕企业的目标和战略，逐层分解为子目标，最终细化为可执行的行动计划和详细任务，在执行过程中逐层反馈和控制，最终达成企业目标。

对用户的帮助

1、对公司领导的帮助

管理目标和计划，总揽全局，实时监控、跟踪工作进展情况。

2、对公司中层的帮助

根据计划和目标，分配落实任务，检查任务，管理基层员工执行任务，向公司高层汇报。

3、对公司员工的帮助

通过清晰的任务工作单，有条不紊的进行工作；通过进度报告反馈机制，向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议。

情况分析

随着中国加入WTO，企业的管理水平也逐渐和世界接轨，企业工作管理受到越来越多的关注。我们知道企业管理主要包括组织结构层面的上下级纵向管理和跨部门协作的横向管理。纵向管理常用管理方式是上级计划、组织、分配、检查任务，下级执行、反馈、完成、汇报任务；而横向管理，会打破部门界限，成立临时以项目经理领导的项目工作小组，高效协作，完成工作。所以成熟的工作管理系统应该做到纵向管理和横向管理相协调。

但是国内的工作管理系统重点都放在单个领域，包括工作管理、目标管理、任务管理、工作日志管理、工作计划管理、报告管理等在内的研究较多，难以提供全套的计划任务报告体系，来提升企业的执行力，构建企业信息化。

比较起来，易度的计划任务报告体系是相对较全套的系统。易度工作管理，基于PDCA戴明环管理思想，结合企业常用的矩阵管理制度，以计划、任务、报告为核心，落实到个人日常工作的一套工作管理体系和管理软件，帮助企业提升执行力，最终达成企业的目标和战略。

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