书面沟通

用书面媒介的形式与公众交流信息的方式

书面沟通是公共关系的工作途径之一，用书面媒介的形式与公众交流信息，沟通情况，主要用于内部公众之间的沟通，其形式有内部报刊、信件、公告板、标语和各种辅助出版物。内部报刊的形式有普通报纸式、杂志式和文件式，发行方式有赠阅和销售两种。信件也是书面沟通的一种方式。信件有组织信件和私人信件两种。此外还有辅助出版物，如时事通讯、各种手册说明和有关的书籍等。

概念

书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)。书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。

优点

书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：

可以正式的或非正式的，可长可短。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。书面材料传达信息的准确性高。

障碍

间接性也给书面沟通造成了一些特殊障碍。

发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。信息及含意会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。这包括：个人观点——收文者很容易忽略与他自己的看法有冲突的信息。发文者的地位——发文者是上司、部属或同一阶层的同事，会影响信息的意义。外界的影响——收文者能否专心阅读收到的信息？收文者的心情如何？你写这封函或备忘录的时候心情如何？这封函送达的时间是大清早或是午餐的时候？等等。发文者选择的格式或时机不当。收文者很可能因为你一开始采用的格式不当，而不太注意你的信息内容。

适用情形

（1）简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；

（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；

（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。

基本准则

职场文书沟通，很多人推崇国际流行的“7C”准则，即：

1、完整（complete）

2、准确（correctness）

3、清晰（clearness）

4、简洁（conciseness）

5、具体（concretenness）