书面谈判

买卖双方利用信函、电报、电传等通信工具所进行的谈判

书面谈判，是指买卖双方利用信函、电报、电传等通信工具所进行的谈判。它要求由卖方或买方以函件、电报等载体，将交易要求和条件通知对方，一般应规定对方答复的有效期限。

概念

按谈判的语言交往渠道或表达方式，经济谈判可分为口头谈判和书面谈判两种。

书面谈判主要适用于有经常性经济交往活动的谈判，产品批量大而供应范围广的购销谈判以及远距离谈判等。

由于书面谈判和口头谈判两种谈判形式各有利弊，因此，在实际工作中，常把两种谈判结合在一起使用。有的在一般情况下采取书面谈判的交易，在特殊情况下也可以改用口头谈判；经常有交往的双方，在原先双方约定的交易条件不变时，具体一笔交易就可以用书面谈判，而当情况和上述交易条件发生变化时，就需要在一起会晤，进行口头谈判。

但不论采取哪种形式，只要是通过谈判达成协议，一般都要签订书面合同。即使书面谈判，也不例外。比如与老客户采用电报方式洽谈时，有的条件不一定一一列出，如不可抗力、仲裁、异议索赔，甚至商检、包装、支付方式等，但在交易达成时，必须签订合同，而且所有的交易条件都要写入合同。

书面谈判的特征

书面谈判具有准备充分、谈判成本低及间接性等特点。

1、准备充分、资料详实：双方事先都以书面形式提供了议事日程、谈判内容、所提建议、愿意承担的义务等，这些都经过详细的研究。这样，双方就有比较充足的时间考虑对方的提议，可促使谈判过程早日完成。

2、谈判成本低：由于书面谈判一般不需要谈判人四处奔走，只需花费通讯费，而不需花费差旅费和招待费，因此谈判费用开支要比口头谈判费用开支节省得多。

3、间接性：由于具体的谈判人员互不见面，双方可以不考虑谈判人员的身份，把主要精力集中在双方条件的洽谈上，从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

书面谈判的评价

一般应规定对方答复的有效期限，书面谈判方式可以使双方对问题有比较充足的考虑时间。在谈判过程中有时间同自己的助手、企业领导及决策机构进行讨论和分析，有益于慎重决策。书面谈判一般不需要谈判者四处奔走，可以坐镇企业，向国内外许多单位发出信函、电报，并对不同客户的回电进行分析比较，从中选出对自己最有利的交易对象。

由于具体的谈判人员互不见面，他们互相代表的是本企业，双方都可不考虑谈判人员的身份，把主要的精力集中在交易条件的洽谈上，从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

此外，由于书面谈判只花费通讯费用，不花费差旅费和招待费，因而谈判费用开支较少。

当然，书面谈判也有不足之处。

书面谈判多采用信函、电报等方式，文字要求精练，如果文不达意，容易造成双方理解差异，引起争议和纠纷；由于双方的代表不见面，因而无法通过观察对方的语态、表情、情绪以及习惯动作等来判断对方的心理活动，从而难以运用行为语言技巧达到沟通意见的效果；书面谈判所使用的信函、电报需要邮电、交通部门的传递，如果这些部门发生故障，则会影响双方的联系，甚至丧失交易的时机。　鉴于书面谈判有其局限性，所以它多适用于双方经常有交易活动的谈判，以及跨地区、跨国界的谈判。

为了发挥书面谈判的作用，有利于对方了解自己的交易要求，作为卖方，可以把事先印好的具有一定格式的表单寄给客户，表单上比较详细地反映卖方商品的名称、规格、价格、装运等条件，可以使客户对卖方的交易意图有一个全面、清楚的了解，避免因文字表达不周而引起的误解。同时，谈判双方都要认真、迅速、妥善处理回函和来函，能达成的交易要迅速通知对方，不要贻误时机，即使不能达成的交易也要委婉地答复，搞好与客户的关系，“生意不成人情在”。书面谈判最忌讳的是函件处理不及时，也忌讳有求于人时丧失企业的品格，而人求我时冷眼相待，这不仅关系到企业购销活动的持续开展，而且关系到企业的经营作风和商业信誉。

综上所述，书面谈判形式有利有弊。谈判形式利用的好坏，完全在于对各种谈判形式掌握得如何，应根据交易的需要和各种谈判形式的特点加以正确选择。在实际工作中，不要把两种谈判形式截然分开，可以把它们结合起来，取其所长，避其所短。在一般情况下适用书面谈判的交易，在特殊情况下也可以改用口头谈判。在实际工作中，既要正确选择又要灵活运用谈判形式。

值得注意的是，只要是通过谈判达成交易，无论是采取口头谈判，还是采取书面谈判，都必须签订书面合同。交易谈判的内容烦琐而复杂，每项内容都关系到双方的经济利益，把谈判的结果用书面合同反映出来，就会加强签约双方的责任心，促使双方按照合同办事。一旦出现问题，发生纠纷，也有据可查，便于公平合理处理问题，签订书面合同对口头谈判的作用显而易见，因为“口说无凭”，要“立据为证”。同样，书面谈判的成交也要以合同为证，虽然在书面谈判的过程中，也采用书面形式，但这只是反映谈判过程的情况，而不能表明成交的确立。

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