企业秘书

工商管理领域术语

企业秘书是指在工商企业里辅助领导搞好经营、实施管理的秘书。他们熟悉业务，具有一定的经济管理和法律知识，有较强的分析判断能力和丰富的工作经验，主要负责文书处理、后勤保障、接待来访、安排会议和保密工作等。

职责

①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务

秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。在国际事物处理过程中有种“等距外交”的模式。“等距外交”指世界上一切国家之间或国内各政治派别举行政治谈判，为了避免席次争执，表示参加各方的地位平等，采取一种“圆桌会议”的形式，各方都围绕圆桌而坐，看不出上下、主次、高低之别，主持人也由各方轮流担任。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点。

从秘书职位的角度来看，秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。

工作内容

欧美秘书工作内容大体可分为三类。

第一，日常事务性工作。主要指秘书在没有上司指示、授意和监督下履行的常规性工作。这些工作既琐碎繁杂又艰巨重要，必须做到细致周密：严守程序规则，不能出任何纰漏。主要任务有：收发开启邮件；文件立卷归档；领取管理办公用品；接受口述；速记记录；安排上司的约会和预约；管理时间；安排管理上司的办公室；准备定期的工作汇报；搜集有关的信息资料；接待来访，接打电话等。

第二，指派性工作。主要指上司临时交办的事项。这些工作大多时间紧、要求高，无惯例可循，综合性强，要求秘书弄清上司的意图，搞清工作的程序要求、时限，并能很好地分清主次，统筹兼顾，合理安排，准确、高效地完成。具体任务主要有：草拟信函、文件，拍发电报；陪同客人；准备差旅用品；代表公司购买馈赠礼品；组织各种会议和社会活动；传达沟通信息；帮助上司存款、验证、纳税，准备技术资料；组织专家论证咨询等。秘书要有实事求是、灵活应变的能力，善于“在干中学，在学中干”，不断积累经验。

第三，独创性工作。是指秘书运用创造性主动性和积极灵活的工作态度和方法来帮助上司，根据公司的各项计划和管理工作的某些可预见性的特点，积极挖潜，抢先做好某些工作。主要的工作内容包括：调查研究，注意搜集可靠的信息，对各种统计报表和数字注意归纳，以供上司参考和决策之用。在平时积极做好各方关系的协调工作，缓和和消除各种摩擦和矛盾。通过自己创造性的工作为上司节省更多的时间，使其将更多的精力投入公司的决策和重要事务的管理，提高领导的工作效率。

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