发票文件

记录发票的文件

发票文件用于存放材料采购增值税发票的部分信息，它与采购发票——物资文件一起共同存放发票的全部信息。

文件结构

1．发票ID是采购发票文件与采购发票——物资文件联系的主关键会字。

2．采购发票文件中保留客户名称、客户地址、单位电话等几个字段姜一是为了存放零星，小额，钱货两清客户伪基本信息，二是为了减少采购发票查询时从客户代码文件中提取有关信息所需的时间，提高查询速度。

3．文件中材料货款、增值税宇段分别表示采购发票上所有材料的货款总和及增值税总和，而总金额=材料货款+增值税。

存贮策略

发票文件采用的存贮策略有四种可供选择。

(1)按年存贮，双文件存贮策略。即不同年份的发票存放在不同年份的文件中，每年用两个文件，一个文件存发票的共同部分，每张发票在其中有一个记录；另一个文件存发票的不同部分，每张发票在其中有多个记录。

(2)按年存贮，单文件存贮策略。即不同年份的发票存放在不同年份的文件中，但发票的共同部份和不同部分存于一个文件中，每个发票在其中可能有多个记录，共同部分将重复存贮。(3)不分年存贮，双文件存贮策略。即所有年份的发票均存于两1、文件中，发票中的不同部分和共同部分各存于一个文件。

(4)不分年存贮，单文件存贮策略。即所有年份的发票均存于一个文件中，发票中的共同部分和不同部份同存于一个文件中。

对于一个企业来说，特别是商业企业，由于其销售业务量可能很大，会导致发票数量很大，因此，发票文件可能很大，所以，当采用(3)(4)两种不分年存贮策略时，发票文件有无限增大的趋势，应考虑对其的解决方案。

但采用(1)(2)两种按年存贮的策略，在发票销帐时，可能要涉及在往年发票文件中寻找末核销发票的问题，这种数据追溯性寻找会浪费计算机处理时间，因此，也必须考虑解决方案。一个可行的方案是每年年底将本年度未核销发票转移至一个单独的往年未核销发票文件中，这样，在销帐时，凡是在本年发票中没有找到的未核销发票均到往来未核销发票文件中查找即可。

组织方式

发票号是发票的唯一标识，在一年中，发票号可以断号，但不允许重号，但不同年份的发票有可能重号。

对于发票临时文件，大量操作是以发票为单位进行的，所以一般按“发票日期(年)+发票号”建立索引排序，有利于提供检索速度。

对于发票文件，除了以发票为单位进行各种操作外，还要根据客户进行对帐、销帐和各种帐簿的输出。所以至少应按“发票日期+发票号”和“客户代码+发票日期”两组关键字建立两个排序文件。

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