审计机关审计档案工作准则

2001年8月1日中华人民共和国审计署公布的准则

2001年8月1日，中华人民共和国审计署令第3号公布《审计机关审计档案工作准则》。该《准则》共26条，自发布之日起施行，1996年12月16日审计署发布的《审计机关审计档案工作的规定》（审办发〔1996〕356号）予以废止。2012年11月28日，中华人民共和国审计署、国家档案局令第10号公布《审计机关审计档案管理规定》。该《规定》第27条决定，废止2001年审计署发布的《审计机关审计档案工作准则》（2001年审计署第3号令）。

行文内容

第3号

《审计机关专项审计调查准则》、《审计机关公布审计结果准则》、《审计机关审计人员职业道德准则》、《审计机关审计档案工作准则》、《审计机关国家建设项目审计准则》已经审计署审计长会议通过，现予发布，自发布之日起施行。

审计长李金华

二○○一年八月一日

工作准则

第一条为了规范审计档案工作，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国国家审计基本准则》，制定本准则。

第二条本准则所称审计档案，是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

审计档案是国家档案的重要组成部分。

第三条本准则所称审计档案工作，是指审计机关建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。

第四条审计档案工作实行统一领导、分级管理的原则。审计署主管全国的审计档案工作，同时接受国家档案行政管理部门的监督和指导；地方各级审计机关的审计档案工作，接受上一级审计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条审计机关应当设立档案管理机构或者配备专职（兼职）档案工作人员负责本单位的审计档案工作。

第六条审计机关档案管理机构和档案工作人员的职责是：

（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规，拟定审计档案工作规章制度；

（二）对本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作进行监督和指导；

（三）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研和统计工作；

（四）定期对本机关库存审计档案进行鉴定，如期移交应由同级档案馆保管的审计档案；

（五）监督和指导下级审计机关的审计档案工作；

（六）开展审计档案工作的检查、总结、培训、研究等活动。

第七条审计档案的建立实行审计组负责制。

第八条应归入项目审计档案的文件材料是：

（一）立项性文件材料，如审计通知书、审计实施方案；

（二）证明性文件材料，如审计证据（含承诺书）、审计工作底稿；

（三）结论性文件材料，如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证；

（四）其他备查文件材料。

第九条审计文件材料按审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不得将几个审计项目合并立为一个卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

第十条审计案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

证明性文件材料，按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十一条审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，基础性文件在后。

第十二条审计组确定的立卷责任人应当及时收集审计项目的文件材料；审计终结后，立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理，经审计组组长（或业务部门负责人）复查，并经档案管理机构或者档案工作人员检查后，依照有关规定进行编目和装订。

第十三条审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷归档。

为了便于查找和利用，档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。

第十四条审计项目案卷的归档，应当以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年4月底。

第十五条审计机关应当根据审计项目案卷的保存价值确定保管期限。

第十六条审计档案在划定保管期限的基础上，应当采用“年度－组织机构－保管期限－审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

第十七条审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，由档案工作人员按有关规定作出标识。

第十八条审计机关应当按照国家有关规定设置专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设备，建立健全审计档案保管制度，定期对审计档案保管情况进行检查，确保审计档案的安全。

第十九条审计机关应当建立科学的管理制度，采取先进技术，编制适用的检索工具和参考材料，加强审计档案信息化管理，积极开展审计档案的利用工作。

第二十条借阅审计档案，仅限定在审计机关内部，审计机关以外的单位不得查阅，但有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经该审计机关主管领导批准。

第二十一条审计机关应当按照有关规定向档案馆移交审计档案。

第二十二条审计机关应当及时对本机关和本地区的审计档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计与分析，并按规定向上一级审计机关和同级档案行政管理部门报送审计档案工作基本情况统计表。

第二十三条对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案损失的档案工作人员，由主管部门对直接负责人和其他有关责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十四条专项审计调查档案比照项目审计档案立卷归档。电子审计档案另行规定。

第二十五条本准则由审计署负责解释。

第二十六条本准则自发布之日起施行。审计署于1996年12月16日发布的《审计机关审计档案工作的规定》（审办发〔1996〕356号）同时废止。

中华人民共和国审计署国家档案局令

第10号

《审计机关审计档案管理规定》已经审计署审计长会议、国家档案局局务会议通过，现予公布，自2013年1月1日起施行。

审计署审计长刘家义

档案局局长　杨冬权

2012年11月28日

审计机关审计档案管理规定

第一条　为了规范审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和其他有关法律法规，制定本规定。

…………。

第二十七条　本规定自2013年1月1日起施行。此前审计署发布的《审计机关审计档案工作准则》（2001年审计署第3号令）同时废止。

什么是审计档案

审计档案是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案作为审计活动的真实记录，直接记载和反映了审计工作的全过程，既具有重要的鉴证作用，又是衡量审计工作质量的重要依据，真实地记录和反映了审计人员智力创造和劳动创造的全过程，对促进规范审计行为、检查审计执法质量等都具有重要作用，是国家档案资源的重要组成部分。加强审计档案管理，对于促进审计质量提升，充分发挥审计监督在财经领域宏观调控的作用，服务和谐社会建设，都具有十分重要的意义。

目前基层审计机关档案室使用存在的问题1.档案安全保管条件较差

部分单位虽设有档案室，但和单位的储存室合并在一起，档案室内杂乱无章，不符合档案的保管要求；有的单位档案室远离办公地点，脱离档案人员的日常监管，档案安全没有得到有效保障；多数单位防火设备缺乏，过期消防器具未及时更换，库房电线老化，档案装具不符合规范要求，又没有一定的防温防湿设施，所有这些都给档案安全保管造成了不安全的隐患。

2.档案安全工作责任制落实不够

一方面是档案安全规范管理制度不够健全，管理制度存在挂在墙上、留在纸上的现象，各项档案安全管理制度在实施过程中，普遍不落实。另一方面是档案安全管理日常工作没有按照规范要求开展。大部分的单位档案安全日常管理还相对薄弱，带有较大的盲目性和随意性，没有对档案进行定期的检查。个别单位档案资料没有按照《档案法》的要求向当地档案馆移交到期的档案。

3 .审计档案室馆藏档案利用率偏低

审计档案资源的利用少，利用效果一般，利用效果记录简单等。

审计档案的数字化

审计业务电子档案（以下简称电子档案）是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。

1.审计项目资料的收集整理

一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。

二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。

2.审计业务资料的数字化

资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的OCR识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。

一是OCR文字图表识别。文字图表的OCR识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的OCR软件转化为计算机文档。

二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。

三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。

3.资料整理编辑

一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。

根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。

二是整理链接资料。

考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可；至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。

4.刻录光盘

经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。

光盘刻录过程需要注意三点：一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。二是如果档案中没有音、视频资料，不需要音轨的，可以直接在Windows资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在Easy CD Creator的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。

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