政府采购信息化是指以计算机技术、网络技术为基础，电子商务软件为依据，Internet为纽带，电子数据交换技术(EDI)及电子安全系统为保障，即时信息交换与在线交易的采购活动。包括：招标文件的自动生成、项目信息的自动发布、招标文件的远程下载、投标单位的资格管理、投标书的自动读取、网上开标、评标、定标，公布中标结果及履约情况、支付采购资金等合同文本的自动生成、系统的维护等采购管理和决策的信息化、自动化和数字化，它是在网上实现政府采购行为全过程的总称。
必要性
实际上，传统的政府采购并没有很好的遵循上述原则，特别是高效性和透明性原则。在以往的政府采购中经常出现低效、浪费、重复采购，甚至是滥用职权等现象。这些现象的出现与传统采购方式及相关采购制度均有关系。随着计算机、网络、通信技术等科技的发展，信息化也可以应用到政府采购中，实现公开、公平、高效、透明的采购，推动其健康的发展。
以往的政府采购信息一般是发布在相关报刊上，由于其时效性不强和发行范围的限制，信息发布效果不佳。而信息化后，采购信息的发布又多了一条重要的渠道，那就是网络，网络信息更新速度快且不受地域限制，使采购信息发布更快捷，很好的解决了这个问题。同时，信息化降低了采购成本。据意大利政府估计，信息化的采购系统在2001年为其节省了13．9亿欧元，2002节省了约25亿欧元。在我国，如果通过网络进行采购，按照平均节省规模(5%～20%)，保守预计每年可节约的实际资金将达到1500—2500亿元左右，这些资金相当于每年GNP的2%—3%。政府可以拿这些钱做许多其他的事。
而且，实现信息化后，可以减轻采购中人员调配的复杂度，利用系统数据库可以方便采购信息的管理。和供应商之间进行网络通讯比传统的邮寄或电话更快捷、安全、成本低且通信量大。由于信息化采购减少了人为的操作，使得采购更程序化，因而也会有效的防止采购中的腐败行为。
从另一个方面看，政府采购信息化有利于推动经济发展和结构调整，促进企业转型，对我国高新技术，特别是信息产业发展也起到了推进作用，是我国政府面临WTO挑战的一个必然。
建设
在信息化发展的今天，已经有许多政府意识到采购信息化的好处并开始建设了一些政府的采购网站。但是仅建设采购网站并不等于采购的信息化。采购的信息化是从采购的申请、审批、实行到最后完成、验收整个过程的信息化，是一个系统化的工程。
我们可以将政府信息化系统分为对内和对外两个子系统：
(1)对内子系统
主要实行采购的内部信息化管理。包括采购申请、采购审批、采购人员的调拨等。实现这些程序的信息化管理依靠多种数据库支持，如政府内部的财务数据库、人力资源管理数据库等。并且，要求这些数据库能集成为一个系统，实现各库之间的数据交换，进行统一管理。
(2)对外子系统
1．政府对外发布信息
包括具体的采购需求信息，供应商参与投标要求，已发生项目的评标，中标，成交结果，以及其他相关法律法规，机构介绍等信息。
2．供应商参与竞标或竞价
供应商从政府采购网站上获取相关信息后，有意参与竞标或竞价的主要可以通过以下方式。
竞标方式：可以从政府采购网站上直接下载投标的相关文件，然后把竞标文件用电子邮件的形式直接传给政府。这样既节省了费用和不必要的程序，也增强了时效性。不过用电子邮件传送竞标文件存在一个安全性问题，这点可以借鉴电子商务中的“数字证书”来解决，数字证书是一个经证书授权中心数字签名的包含公开密钥拥有者信息以及公开密钥的文件。最简单的证书包含一个公开密钥、名称以及证书授权中心的数字签名。它可以和电子邮件结合使用，以保证网络信息传输的保密性、数据交换的完整性、发送信息的不可否认性、交易者身份的确定性。
竞价方式：直接在采购网上竞价。供应商可以在政府采购网上注册成为会员，然后登录进入网站的“竞价采购”页面在线竞价。国内提供这种竞价方式的政府还不多。以上海政府采购网为例，在线竞价的步骤有以下几点：第一，在供应商主界面中，点击“竞价采购”选项，进入“竞价采购”页面，这里显示了所有可以由供应商进行竞价的项目、该供应商是否就某个项目报过价、以及各项目离竞价结束时间等信息，供应商可以先浏览项目信息，也可以直接进行竞价；第二，点击某个项目后的“进行竞价”选项，进入会员竞价页面，在此页面中，如果项目中每个子项目的商品品牌是无限制的，那么供应商要先选择自己所报商品的品牌，从品牌栏的下拉列表框中选取，如该品牌不在其中，则选择“其他品牌”，并在后面的文本框内填上该品牌的名称，然后从“确定竞价代表人”下拉列表框中选择代表供应商进行该项目竞价的代表人；第三，按“下一步”按钮，进入竞价页面，这里显示了供应商的竞价代表人、距离竞价结束时间、供应商报价的品牌、报价变化单位(即每次报价的变化量必须为报价变化单位的整数倍)、供应商当前排名、供应商报价记录等信息，供应商应认真填写报价，任何不正常的出价将被视为恶意报价，都会被记录在案，作为评定供应商诚信的依据；第四，如果是有限次报价，供应商达到报价限制后，系统会有提示，供应商可点击“回到登录页”一供应商主界面；若为无限制报价，则可一直在线报价，直到竞价结束时间。所有投标报价必须在采购网规定的截标日期及时间之前提交。不过，这种竞价方式可能会由于设备故障、通信故障或其他无法预料及不可抗拒因素造成竞价失败的，则该竞价项目及供应商对此项目所作报价都会无效，所以系统的稳定性很重要。
3．确定采购供应商，与之签订合同
经过供应商竞标，专家评标的过程后，确定中标供应商。把评标，中标的相关信息公布在采购网上。通知中标供应商并与之商讨项目采购的具体事项以及签订电子合同，这些均可以通过加密的电子文件实现。
4．实施交易
实施交易的过程就是政府的支付和供应商的货物发送过程。政府的支付可以通过电子支付实现，主要形式有电子支票(一种借鉴纸张支票转移支付的优点，利用数字传递将钱款从一个帐户转移到另一个帐户的电子付款形式)、电子现金(E—Cash，是一种以数据形式流通的货币，它把现金数值转换成为一系列的加密序列数，通过这些序列数来表示现实中各种金额的市值)和网上银行(又称网络银行、电子银行、虚拟银行，实际上是银行业务在网络上的延伸，可以通过网上银行进行转帐)。
内外子系统虽然是两个不同的工作平台，但两者之间要有信息交换和流通，才能保证两个子系统的正常、充分的利用。因此。两个子系统既是相互独立的，又应该是互动的、连接的。
障碍及解决措施
如今，计算机、网络、通讯技术的高速发展使政府采购信息化建设在技术上已经不存在什么问题，但我国的实际情况仍是”发展缓慢”，只有上海等少数城市基本实现了政府采购信息化，一些地方都仅仅局限于采购信息的网上发布。究其原因，政府采购信息化还存在许多方面的障碍。这里主要论述一下相关法律法规和采购机制的问题。
1．传统的政府采购相关法律法规跟不上信息化的发展
本来，传统的采购法律法规相对于传统的政府采购就存在许多需要改进的地方，如重复采购的出现，操作程序不规范，集中采购和分散采购概念不明确等。信息化后，其暴露的弊端就更明显。
要使采购信息化后的效果更好的体现，要使信息化后的采购效率更高，就必须同时进行相关法律法规的改进和创新。如2003年元月开始实施的《政府采购法》在借鉴国际经验的同时，也依据了我国的国情进行了不少制度创新，如关于政府采购的概念和范围的界定、集中采购机构的设立和定性、采购人员和相关人员的回避制度、救济制度等等，并且还为将来进行进一步的制度创新预留了较大空间，如关于采购方式的规定和集中采购目录、采购限额标准的规定等等。传统法律法规的发展，新的法律法规的实施不仅为传统政府采购的良性发展提供了保障，同时也促进了政府采购的信息化发展。
2．政府采购的监督机制不完善
我国政府采购的监督机制还存在一些漏洞，如监督的对象不全面，由谁来监督不明确。建立完善的监督机制，是政府采购良性发展的一个重要保证，也可以为采购信息化发展提供健康的环境。建立和完善政府采购的监督机制首先要解决政府采购的监督对象问题，对政府采购的监督应该是对政府采购所有当事人的监督，包括集中采购机构、预算单位、供应商、政府采购中介代理机构和其他与政府采购有关的部门及机构。同时，也是对政府采购全过程的监督，包括政府采购预算和政府采购计划、项目的具体采购过程、政府采购合同的履行以及政府采购项目实施的效果。而政府采购监督可以是政府行政机关实施，也可以由政府采购的参与者或社会公众来实施，应尽量做到监管机构与操作机构的分离。
3．评价供应商的诚信机制不健全
存在一些供应商投机取巧、坑蒙拐骗的行为。如在投标时故意隐瞒核心技术或遗漏关键部件，中标后在履约过程中再漫天要价，或在分期招标的项目中，先以低价谋取中标，然后在后续采购中再设卡等。这是政府采购信息化发展的一个大障碍，政府采购信息化是在一个虚拟的环境中进行，这样更有可能存在这种不诚信的行为，所以应及时健全供应商的诚信评价监督机制，对诚实守信的供应商提供优惠政策，对违背诚信原则的供应商实行严厉的惩罚，甚至可以应拒绝其进入政府采购市场。