数字方志馆

现代化信息方志馆

数字方志馆是为解决网络时代（数字化时代）地情信息资源的收集、处理、保存、传播和利用等问题而诞生的，利用计算机技术、数据库技术、国际互联网络技术，把各种数据、文字、图像、声音等地情信息资料进行加工、处理，建成各种数据库，进一步建设为地方志信息资源数字化、信息传递网络化、信息利用共享化的现代化方志馆。

相关条例

2006年5月，国务院颁发的《地方志工作条例》第十六条（以下简称《条例》）规定：“地方志工作应当为地方经济社会的全面发展服务。县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构应当积极开拓社会用志途径，可以通过建设资料库、网站等方式，加强地方志工作的信息化建设。公民、法人和其他组织可以利用上述资料库、网站查阅、摘抄地方志。”《条例》确立了方志工作“组织开发利用地方志资源”的“社会利用”职能，将地方志机构承担为公众读志用志服务的重要职责从法律上确定下来。“修志为用”是《条例》的最高体现，它既为地方志信息化建设指明了方向，对加快数字方志工程建设、开发利用地方志地情信息资源提供了法律保障，对全国范围开发利用地方志资源、更好地为现实服务具有极其重要的意义。

内涵特点

传统方志馆存在服务时间的限制和空间距离的障碍，令读者感到多有不便。数字方志馆具有数字性、储存性、开放性、高效性、实用性等特点，利用先进的网络技术，克服了时空障碍，实现了跨地区、跨国界的阅取，为读者提供了便捷服务，也为方志人开发利用地方志信息资源提供了平台。

数字性：地方志各种文献载体被数字化，包括各种印刷型文本（含古籍、善本、旧志）、地图、缩微资源、视听资料等。信息存储形式从纸上文字变成计算机可以识别的电磁信号。其“馆藏”不局限于文献，而是扩展到不能以印刷品形式记录和传播的数字式人工品，并以多媒体数据为主。数字性是数字方志馆的主要特征之一。

储存性：大数据量的存储，是数字方志馆的物质基础。其特点是通过多媒体等有关技术，将文字、声音、图像等信息进行统一存储处理和输出。数字方志馆收藏所占空间比传统方志馆收藏纸质型史籍所占空间要小得多，收藏优势明显。

开放性：网络通讯系统是数字方志馆的重要环境条件。它包括一个单位的区域网络以及地区、国家、国际网络与通讯系统的互联，用户可在世界上任何地方（家庭、办公室等）的互联网查阅任何一个开放数字方志馆的信息。

高效性：数字方志馆通过网络通讯系统传递信息，速度快，效率高，可加快信息的交流与反馈，有利于地情信息资源的开发与利用。

实用性：通过数字方志馆的数字资源整合与服务，方便地方志资料的采集，方志的编修、收藏、传播和应用，是地情信息资源开发与利用的重要体现。

建设需要

数字方志馆建设是开发利用地方志信息资源的需要

地方志是一笔丰富的精神文化财富，是中国传统文化中的宝贵遗产。但是，方志文化在发展中也存在一些亟待解决的问题。传统地方志存在着传递缓慢、时效性差、影响范围有限等缺陷，这与传统地方志的纸质载体形式和地方志编纂周期过长等原因有关。由此导致修成的志书堆积，难以发行，读志、用志活动不能富有成效地开展，未能发挥其应有的作用。这种困难局面，制约了方志事业的发展。如何体现《条例》修志为用精神，发挥“组织开发利用地方志资源”的“社会利用”职能，充分体现地方志“存史、资治、教化”三大功能？笔者曾于2000年在《广东史志》上发表论文《科技兴志是方志事业的必由之路》，探讨了相关问题。认为“以笔杆子为主要修志工具，以纸质志书为载体传播地情信息的我国传统的修志模式，已落后于世界先进潮流，无法适应世界信息化的趋势。”提出“史志工作应以党中央提出的科教兴国战略方针为指导,坚定不移地走科技兴志之路”，即引进现代科技手段，改进工作方式，提高工作效率，通过收集和积累大量的地情信息资料，开展数字方志工程建设，“开拓社会用志途径”，使方志这一重要的地情信息资源，在信息时代能更好地“为地方经济社会的全面发展服务”。

当今社会面临以数字化和网络化为特征的信息革命的冲击，地方志作为一种代表社会意识形态的文化传统，无论在内容、形式还是物质载体等方面，都面临着一场革命性的转变。这种冲击对地方志事业既是一种挑战，也提供了一个新的机遇，将为方志事业发展提供一个新的施展才华的大舞台。把握这一机遇，便可在其中扮演重要角色，发挥应有作用。《条例》正是根据信息时代特点及其发展需要，对方志事业提出顺应历史潮流、适应时代需要、加强信息化建设的历史要求。“加强地方志工作的信息化建设”，任务艰巨，任重而道远。

实现地方志工作信息化是当今社会对方志事业的客观要求和必然趋势。拥有“五性”的数字方志馆，为地方志工作拓展职能提供了重要契机，是实现地方志工作信息化的充分体现，也是开发利用地方志信息资源的需要。它既可以为各级领导和各部门的决策提供科学依据，为各行各业了解本地的历史与现状提供有关资料，为社会主义文明建设服务，也可作为素材编纂乡土教育和爱国主义教育的教材，还可为外商投资、海外寻根问祖及对外文化交流提供服务。进行数字方志工程建设，要求我们在建设具有地方特色的实体方志馆同时，提升传统方志馆的服务能力和服务质量。

建设现状

当前，国内数字方志工程建设仍处在研究与实践的初级阶段。主要有方志界和图书馆界两个方面：从图书馆管理的角度看，地方志属于地方文献，也为馆藏之列。故此方志界和图书馆界有着千丝万缕的联系。地方志事业和图书馆事业既有相同之处，又各具特点。方志界侧重于编纂、收藏和开发利用；图书馆界侧重于收藏和利用。方志界的编纂资料来源不少出自图书馆；图书界的馆藏地方文献大多来自方志界。

（一）方志系统的数字方志工程建设

主要有省、地、市、县各级方志部门建立的地情数据库和方志网站。据《中国新编地方志二十多年辉煌成就》一文介绍，“自20世纪90年代以来，我国地方志网络建设在各地逐步开展起来。据有关方面统计，目前全国已建地情库（网）省级7个，市级63个，县级154个。在建地情库（网）省级4个，市级21个，县级54个。筹建地情库（网）省级2个，市级28个，县级42个。投入使用的方志地情网站或与当地政府网连网运行，或与国际互连网实现连网，在当地经济文化建设方面发挥着越来越重要的作用。山东省情数据库（山东省情网）是国内最早建设的省情资料库，1996年建成。设有88个专题数据库，数字化资料8000多万字，图片8000多幅。主要收录新编三级志书——乡镇志、村志、部门志；省、市、县年鉴；地方历史文献及旧志；图书、档案、报刊中的重要地情资料。到2005年底，全省16个市、68个县建成地情资料库，初步实现了省、市、县三级资料互联互通、联网检索、资源共享……此外，黑龙江省情资源网（中国龙志）以及省内伊春、大兴安岭、鹤岗已建网并开通运行；吉林省情信息库（吉林省情网）、福建省资料库、浙江省情数据库、广东省情数据库以及广州市地方志之窗、安徽省情数据库（皖风网）、内蒙古自治区区情数据库（内蒙古区情网）等方志地情网站也建成并投入使用。”[1]

当前，方志系统的数字方志工程建设还处于探索和基础建设的起步阶段，较多采用的做法就是将传统志书从形式到内容全盘照搬上网，被称之为传统方志的网络版。已建立的网站或地情数据库缺乏知名度，访问量不足，还没有达到服务规模，在“储存性”和“实用性”等方面还有大量的工作要做，有待不断充实各种数据库及其内容，开拓多种服务渠道，进一步发挥服务社会的作用。

（二）图书馆界的数字方志工程建设

起源于20世纪八九十年代的数字图书馆，比数字方志馆的起步要早，并取得初步的研究成果。图书馆界立足于馆藏丰富的古代地方志资源，在数字图书馆建设的基础上进行数字方志工程建设。如首都图书馆专门设立了古籍数字化生产车间，数字方志工程建设更被国家图书馆（以下简称国图）列为建设数字图书馆工程的一部分。国图所藏方志位居海内外各藏书单位之首，以《中国地方志联合目录》为依据，占其总数的60%左右。国图收藏的6000多种地方志（旧志）及其相关资源，为开展数字方志工程建设提供了资源保证。他们采用数字图书馆方式对其整理、加工，为古籍数字化开辟了一条崭新之路。该馆工作人员在对馆藏状况（包括方志数量、质量、版本等）进行分析、调研后，就方志资源库的结构、规范、收录范围、工作进度、共建共享等问题反复论证、规划，在此基础上推出方志资源库演示版，并在2002年“北京国际数字化公众信息服务与技术展览会”上进行展览和演示。2002年8月开始，对1949年以前馆藏的地方志资源进行数字化处理，采用数字图书馆方式进行组织与整理，实现全文、书目（含卷目）、地名、人物、作品、景观、插图、事件等单项与复合检索，支持并实现与其他数字图书馆资源库的关联检索和跨库链接。其数字方志资源库由全文影像库、全文文本库、书目库、作品库、景观库、插图库、事件库和相关文献库等构成。内容丰富、检索便利的数字方志资源库建成后，可为读者和用户提供方志资源的多样检索、原文再现、多屏比较、版本校勘、关联查询等多项服务，用户可以便捷地使用国图的方志资源。[2]国图数字图书馆各方面的研究成果，对正在起步的数字方志馆建设，有着许多可借鉴之处。

上海数字图书馆的九个资源库中，“上海文典库”主要收录地方文献，包括上海年鉴等内容，其中上海年鉴收录1914—1999年有关上海各行各业发展的年鉴114种；“古籍善本库”收藏古籍文献170万册，其中善本就有2.5多万种，部分内容已可在馆内网浏览、打印和下载。[3]

北京大学图书馆的古籍数字化内容包括古代舆图、家谱、地方志等，当前已有部分成果可以通过网上阅览。[4]

综上所述，图书馆界利用其旧方志特色馆藏并不存在版权问题，侧重以旧志为主的数字方志资源库建设，而方志系统主要为地情数据库建设。以数字方志馆“五性”来衡量，两者在储存性、高效性、实用性等方面还有着不尽如人意之处，两者均未是真正意义上的数字方志馆。在数字方志馆提供的服务中，有一种服务就是访问地情数据库，换言之，数字方志馆比之“地情数据库”、“地情检索系统”或图书馆界以旧志为主的数字方志资源库具有更丰富的内容和更全面的功能。

建设方面

《条例》强调读志、用志工作的开展，要从“建设资料库、网站等方式，加强地方志工作的信息化建设”着手，尽快创造和完备读志、用志的相关条件，即构建地情信息技术服务平台，建设各级地情信息库，以方便“公民、法人和其他组织可以利用上述资料库、网站查阅、摘抄地方志。”可见，建设数字方志馆的关键不是我们能够做什么，而是我们需要做什么，是我们怎么做、做什么才能最有效地满足读者或用户当前和将来的需求，更好地为地方经济社会的全面发展服务。因此，“公民、法人和其他组织”真正的需求是数字方志馆建设的前提，而数字性、储存性、开放性、高效性、实用性则是数字方志馆建设的标尺。

当前，方志系统大部分地情数据库，多是将新编志书或年鉴平行地转换成数字化内容。把纸质志书转换成电子志书，其数字化所实现的，仅仅是志书载体形式质的飞跃。建设数字方志馆的最终要求，是要实现从形式到内容的飞跃。在网络平台上，用户对地情信息的要求，已不满足于以文献为单位，而是希望通过简单快捷的方式，检索到所需文献中的具体事件、数据、结论等；更希望能够随时随地获得信息，提高信息利用效率，在最短的时间内获取最大的信息量；并从单一的信息需求转化到信息综合，即将所需知识和与其相关信息进行组合而得出解决方案的需求。更需要深度挖掘地情信息内容，提供更深层次的服务。为更好地满足用户对方志信息的需求，笔者认为，数字方志馆的建设可从方志信息资源建设、网络建设、地情信息法制环境建设以及人才和队伍建设等四个方面进行。

（一）数字方志馆资源建设

收藏和利用是数字方志馆资源建设的两个要点，是“储存性”和“实用性”的充分体现。数字方志馆是先进技术手段在地情信息领域里的高度综合，它不仅在技术层面上，而且在其资源内容和应用范围的设计上，都包涵了可以不断更新、不断创新地情信息的交换平台。如果我们不断拓宽数字方志馆资源建设的领域，将会为“组织开发利用地方志资源”提供更加广阔的空间。

据《数字图书馆引论》一书记载，国家“863”计划中提出中国数字图书馆的发展战略，数字图书馆建设已成为国防高科技竞争中的一个制高点。2000年2月，“863”计划中国数字图书馆发展战略组与中国国际广播电台就建立中国数字图书馆示范工程试点单位一事签订了合作协议书。中国国际广播电台是中国各地电台、电视台互联网络链接中心，其所具有的多语种语音视频新闻资源将成为中国数字图书馆资源建设的重要组成部分。[5]这一事例反映出在网络环境下，图书馆的资源建设已完全突破了以往资源建设的局限，同时，也为我们数字方志馆资源建设提供了较好的经验和做法。

数字方志馆资源建设可分为以下方面：

地情数据库；

文物、各种图片和石刻拓片资源库；

音频、视频资料资源库；

各类文献书目数据库；

地图集数据库（包括自然地图集、普通地图集、历史地图集、旅游地图集、交通地图集和经济地图集等）；

地方志学术论文数据库；

地方志法规、制度数据库；

历史资料和历史研究资源库；

多媒体数据库；

家谱族谱数据库；

数字资源整合与服务。

数字方志馆资源建设包括方方面面，其具体施行内容还有待进一步的探讨与研究。本文从地情数据库、文献书目数据库、多媒体数据库及数字资源与服务这四个方面举例分析。

地情数据库，可包括新编省、市、县志三级志书，乡镇志、村志、部门志、专业志；省、市、县各级综合年鉴和专业年鉴；历代各级旧志及地方历史文献（也可独立设为旧志资源库）；图书、档案和各时期地方报刊中的重要地情资料，地情资料书和动态地情信息更新等。值得一提的是，广东省人民政府对全省方志系统信息化建设非常重视，投入巨资，建设省地情数据库并支持省地方史志办公室对历代广东地方志书进行收集整理，印刷出版，为数字方志馆建设打下坚实基础。省政府还投入大量资金为贫困山区的方志部门购置计算机等先进设备；省地方史志办公室专门举办了各级方志部门地情信息员培训班等。所有这些，将对广东省地方志工作的信息化建设起到有力的促进作用。

各类文献书目数据库建设主要为机读目录的研制。二次文献（二次文献指对原始文献群信息特征进行检索、组配、加工、报导的文献资料，如各种目录、索引、文献、题录等资料类型，均属二次文献）“仅使用户获得如何得到文献的线索，但也应包括大量的查找信息和帮助信息，因为二次文献也可能是某些读者的最终需求，所以书目数据、索引文摘等应该是其有机的组成部分”。[6]

多媒体数据库主要是利用多媒体技术，以文字、表格、图像、声音、动画、Flash等方式对志书进行多方面反映，做到声形并茂、形象直观。方言、民乐、民歌和民间舞蹈以及其他有鲜明地方特色的民俗活动，均可用音像、影像等形式记录下来，比之传统方志形式更加形象生动，增加了志书“可读性”。

数字资源整合与服务，应当体现数字方志馆的“实用性”，即社会利用功能，以“用”为中心，突出“建馆为用”的思想。要考虑不同信息需求，从多层次、多方面进行数字资源整合与服务建设，提供切合实际、能满足民众需要的服务项目。如成立“战略信息中心”，为领导机构提供所需要的决策咨询等综合信息；开设网上读志用志论坛，提供地情信息和知识的导航服务；建立地情专家网站，邀请各个领域具有专长的地情专家充当“向导”。广东省肇庆市端州区史志办公室于2000年创建的端砚专业网站，所开创的端砚网上电子商务模式，已为不少端砚厂家所采用，同时也为宣传地方特色文化做出了贡献，所产生的效应不可低估。福建省情资料库网站建立企业之窗、名优特产、旅游景点等三个专题数据库，供用户检索查询；上海图书馆利用独特的家谱馆藏优势与新加坡信息网络和市场营销优势，通过寻根网向全世界用户提供寻根、家谱、人物等方面咨询，可见数字资源整合与社会服务建设大有作为。

（二）数字方志馆网络建设

“网络建设”是保证“高效性”的必要条件。数字方志馆依附网络而存在，其对内的业务组织和对外的服务都以网络为工具和载体，使它得益于网络也受制于网络。数字方志馆网络系统需要有专门的部门负责管理，只有利用网络所提供的一切便利和优势，才能最大限度地发挥其作用和优势，实现其服务功能。网络建设可分为馆舍、资料库数字化建设和网络组织建设几方面。

1.馆舍建设。

馆舍依附于各地实体方志馆或地方志资料室。结合网络需要进行布线、空间布局、计算机与现代通讯设施的安置和电源插座等。有条件的地方志馆可配备计算机多媒体演示厅（含大屏幕演示）和网络多媒体电子阅览室，为用户提供高质量的数字方志馆服务。

2.资料库数字化建设。

数字方志馆“数字性”的实现，依赖于管理软件系统和检索系统软件开发，解决数字化文字处理和光盘存储等数字化建设。如电子排版编辑系统的运作、维护和开发利用等方面。为了提高浏览速度和检索效率，还要考虑志书文本结构的改进，使之适应快速便捷的检索功能。舟山史志办公室张芳斌在他的《网络方志浅论》一文中提出：“将方志的文本结构由目前通行的篇章节目体转换为条目体。从现代社会生活节奏不断加快的角度来看，人们更习惯于阅读短小精悍的文字信息，而对长篇大论的文章普遍缺乏耐心去读。如果能把志书的文字用条目体的形式改写，而配以含义明确的条目标题，对提高浏览速度将起到良好的作用。另外，让用户进入网站后就能够看到至少是具体到条目名的内容，很快能对地方志书有一个感性的认识和理解。从这个角度来看，条目体也自有其适应网络阅读环境的优点所在。”[7]除此以外，还应考虑新编方志网络技术应用，形成新编方志的数字化生产、在线出版传播、在线服务等网络出版产业链，以解决传统地方志传递缓慢、时效性差、影响范围有限等缺陷。

3.网络组织建设。

具体包括系统管理、用户管理、Web用户界面、检索服务等技术的实现。要求网络系统具有兼容性、良好的互操作性、开放式的可扩充性和快速反应能力。网络系统、信息资源和信息系统应符合国际标准和规范。在建馆的同时，既要考虑建立先进的管理系统，还要考虑书目数据上网、网上提供作者查询、数字媒体的收藏、处理和服务问题。

网络组织建设最终目标，是要逐步建立国家、省、市、县四级地情网。首先，以省级数字方志馆为基础，以各地级市为联络点，辐射周边县、市，建立全省级网络；然后，在建立省级数字方志馆网络系统的基础上逐步实现跨省乃至跨国联机检索系统。此外，还可以与图书馆界合作，资源共享，共同组建一个数字方志资源库网络组织。

（三）地情信息法制环境建设

地情信息资源的开发利用活动当前还是处于起步阶段,尽管地情信息资源开发利用主体的状况各不相同，但普遍存在相关法律法规体系还不健全的现象，主要表现在信息资源开发缺乏总体规划，缺乏信息资源分工协作、共建共享的机制，信息共享程度低，信息资源开发与市场需求脱节，缺乏适应在网络环境下数字化信息资源的知识产权保护与共享的相关法规，客观上制约了信息的传播与共享。

数字方志馆既然具有“开放性”特点，在开发利用过程中应处理好开发利用与保密的关系，注重知识产权的保护，解决数字方志馆信息资源版权保护问题。一是聘请有相关经验的律师共同参与管理。二是在研究网络环境下信息资源知识产权保护问题的同时，探索有利于知识传播与共享的办法，制定信息时代版权保护与信息共享的制度、法规，是实现信息共享与服务的需要。当前，广东省正在为地方志立法。笔者认为，可借此机会，在拟制有关地方志法规时，参照一些有关知识产权交易关系的法律，如《专利法》、《著作权法》、《保密法》和《技术合同法》等，相应增加有关地情信息公开与利用、网络信息管理等条款。三是通过与著作权人、出版机构以及版权代理机构谈判签约的方式获得授权，并且优先建设自有版权、没有版权或涉及版权很小的资源库。只有为数字方志馆建设提供良好的法制环境，使地情信息资源建设有法可依，才能推动地情信息资源的开发和利用，最大限度地实现共享，更好地发挥经济和社会效益。

（四）人才和队伍建设

数字方志馆建设，是时代赋予新世纪方志工作者的历史使命，给新世纪的方志工作者提出了更高的要求。如何加强人才和队伍建设，提高方志队伍的整体和综合素质，可从两个方面去考虑：一是加强方志队伍的自身建设。方志队伍需要培养一批既具有方志、历史专业知识，又懂得微机网络操作、维护能力的综合型人才。二是专家库建设。动员社会力量，招揽社会各界各种专业技术人才组成专家库（或智囊团）共同参与。如邀请各个领域具有专长的地情专家服务于地情网站。地方志是一地的“百科全书”，它反映了社会的方方面面，因此数字方志馆建设牵涉到的领域也是多方面的，既有方志、历史专业，也有计算机专业，还有图书馆、法律等各行各业的专业技术，如能吸引各界的参与，不但可取人之长，补己之短，还可以壮大方志界的外围队伍，既增加影响力，又可补人力之不足。

数字方志馆建设是开发利用地方志信息资源的需要，也是方志人所面临的一个新课题，很多方向和思路都有待于我们不断探索，“摸着石头过河”。各地的信息技术、网络通信、数据仓库以及经济文化发展存在着不平衡的状况，更不应一概而论。因此，我们应以《地方志工作条例》为依据，抱着既积极又慎重的态度，根据各自具体情况，以“数字性、储存性、开放性、高效性、实用性”为标准，注意多样性和层次性。要按照知识产权的各项规定，把资源共知、共建、共网、共享作为主线贯彻始终，还要将实体方志馆建设和数字方志馆建设紧密结合，优势互补，使之成为各级地情信息的采集中心、收藏中心、编研中心、制作（电脑）中心、传播中心、培训中心和咨询服务中心。

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