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文件控制

信息技术领域术语

文件控制指的是：组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性； 必要时对文件进行评审和更新，并重新审批，并确保对文件的更改和现行修订状态做出标识，确保在使用处能得到适用文件的有关版本；

作用
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定；
a) 在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性；
b) 必要时对文件进行评审和更新，并重新审批；
c) 确保对文件的更改和现行修订状态做出标识；
d) 确保在使用处能得到适用文件的有关版本；
e) 确保文件字迹清楚，易于识别；
f) 确保对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制；
g) 防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。
举例
收发处理
公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
（一）收文处理
1、对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理；
2、对公司的收文要进行详细登记《来文处理笺》，主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。
3、对需要办理的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，由办公室主任提出意见后，送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作，要求各部门均实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
4、对只需阅知的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，送总经理、副总经理及有关人员阅知；
5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；
6、总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准，统一编号，装订成册，分发至相关部门使用；
7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文；
8、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理办档案部门定期销毁。
（二）发文处理
1、对以公司名义外发的文件，由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。
2、审修后的文件，由公司总经理办填写发文处理笺，经公司总经理办主任审核后，送总经理签发。
3、文件经总经理签发后，由公司总经理办文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档（一般存两份）。
4、文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。
5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。
6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所；
7、印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章；
管理程序
（一）档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容；
（二）档案资料管理由总经理办指定专人负责，编制《档案资料管理规定》，报总经理办主任批准执行；
（三）凡已办理完毕的，并具有保存价值的文书材料（包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等），均应作为档案保存；
（四）立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点，应作为永久保存，上级及相关业务部门来文可作为长期保存；
（五）凡属归档的文件材料，承办人应负责收集完整后交档案专管人员，归档文件材料底稿必须清晰、齐全完整，并符合公文格式，忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件；
（六）档案材料要按内容的联系，合并整理、立卷；
（七）档案材料要编制完整的目录，以便于保管、查找和利用；
（八）销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律集中销毁处理。
保存领用
（一）文件的保存
1、对企业立卷归档的文件必须由专人保管，专项存放，并且要存放于干燥通风、安全的地方；
2、各部门的文件由本部门严格保管，总经理办每季度对各部门文件保管情况进行检查；
3、任何人不允许在保存文件上乱涂乱画、任意修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；
4、企业统一发放使用的文件，在部门使用时内容如有变动修改，应及时通知总经理办备案。
（二）文件的领用
1、文件领用者应填写《文件发放、回收记录》，经总经理办负责人审批方可领用；
2、领用文件因破损无法继续使用，需要重新领用的新文件，旧文件收回，补发新文件即可；领用文件因丢失需要补发的文件，应注明丢失的文件的分发号失效，重新注册新的分发号补发文件，发放部门作好相应的发放签收记录。
（三）文件的借阅、复制
公司对文件的借阅、复制设立一定的授权范畴，借阅、复制有关文件时，应填写《文件借阅、复制记录》，由总经理办主任按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。
（四）文件的作废与销毁
1、所有失效或作废的文件由总经理办从所有发放或使用部门撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
2、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分；
3、对要销毁的作废文件，由总经理办填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由办公室授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。
记录表
（一）记录表的保存
1、对于经营过程中使用的记录表，填写要及时、真空、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，交将该项用单杠划掉；各相关栏目负责人签名不允许空白；
2、相关记录表如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，方可有效；
3、各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交质监部保存；
4、由质监部每三个月检查一次各部门记录表的使用、管理情况。
（二）记录表的发放、借阅和复制
1、各部门必须定期每月向质监部领用所需的记录空白表；
2、各部门保管的记录表应装订成册，便于检索，需借阅或复制者要经质监部负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》登记备案；
（三）记录表的作废与销毁
1、所有超过保存期或因其他特殊情况需要销毁的记录表，必须由质监部负责从各部门撤回，填写《文件销毁记录》，交总经理办审核，报管理者代表批准；
2、为某种原因需保留的任何已作废的记录表，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分；
3、对要销毁的作废记录表，由总经理办授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。
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