文件控制程序

管理领域术语

文件控制程序是对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。

适用范围

适用于本公司质量管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下：

1.1 质量手册：质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等；

1.2 程序文件：基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等；

1.3 管理文件：公司规章制度、管理规范等；

1.4 技术文件：产品标准、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、工程图纸等；

1.5 外来文件：法律法规、上级文件、函件、政府规定等；

1.6 质量记录：工序记录、检验记录、内审记录、顾客满意记录等。

职责

2.1 办公室主管对质量体系文件进行控制，并对版本有效性负责。

2.2 公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。

2.3 办公室负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。

工作程序

3.1 文件的编写

3.1.1 质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写；

3.2 文件的编号规定

3.2.1 质量手册编号：公司简称–SC；

3.2.2 程序文件编号：公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号)；

3.2.3 外来文件的编号：按外来文件本身的编号；

3.2.4 管理性文件的编号：公司简称–XX（注：编制部门代码，代码表另附）–类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX（注：序号，可略）

本公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性，准确性，新文件作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行编排。

3.3 文件的签署和审批

质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行，以确保文件的有效性和适宜性。

3.4 有效文件控制

3.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。

3.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。

3.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。

3.5 文件的收发、回收及归档

3.5.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。

3.5.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。

3.5.3 各部门在收到外来文件时，应在《外来函件收发登记表》上登记，并要求接收人签字确认。

3.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查，对过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期文件的使用，保持动态管理。

3.5.5 文件的摆放。应遵守以下基础原则：

3.5.5.1 外标识明确。

3.5.5.2 按类分放

3.5.5.3 为明确摆放位置，文件夹外部作“V”字形贴付管理。

3.5.6 文件的归档。品质管理科负责质量体系文件的归档管理。

3.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部门自行处理。

3.6 文件的更改

3.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更改提出人员填写《文件更改单》，说明更改原因，然后将此单提交本部门责任者确认，报品质管理科审核，再上报最高管理层或管理者代表进行审批，方可实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、回收，应作相关记录《文件发放/回收登记表》，确保各部门得到的是最新有效文件，并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。

3.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。

3.7 作废文件的管理

3.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章，填写《文件发放/回收登记表》，定期销毁。

3.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止误用。

3.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》（见《质量记录控制程序》），报品质管理科审核，再上报最高管理层或管理者代表批准后，方可实施销毁。

3.8 文件的借阅

文件需借阅时，借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》（见《质量记录控制程序》）。

3.9 文件的评审与更新

因外部因素变化或体系改进要求时，文件应予以评审，评审由品质管理科组织。评审引起的文件更改执行GB/T19001:2008/ISO9001:2008中4.6条款。