文件管理

操作系统的五大职能之一

文件管理是操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织，目录的结构和管理。所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称（是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构）从系统角度来看，文件系统是对文件存储器

简介

文件管理是操作系统中一项重要的功能。其重要性在于，在现代计算机系统中，用户的程序和数据，操作系统自身的程序和数据，甚至各种输出输入设备，都是以文件形式出现的。可以说，尽管文件有多种存储介质可以使用，如硬盘、软盘，光盘，闪存，记忆棒，网盘等等，但是，它们都以文件的形式出现在操作系统的管理者和用户面前。

功能

① 集中存储，统一的文档共享

②权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作

③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件

④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。

⑨ 存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

⑩数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。

⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况

随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

① 海量文件存储，文档存储分散，管理困难；

② 查找缓慢，效率低下；

③文件版本管理混乱；

④ 文件安全缺乏保障；

⑤ 文档的命名和存储无法规范化；

⑥ 文件无法有效协作共享；

⑦ 知识管理举步维艰等。

所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

方式

一般企业对文档安全的管理方式大致分为以下四个阶段：

第一阶段：制定企业内部保密制度，严格限定机密文档接触人群范围，设立保密管理机构，指派专人保管机密文件，通过制度和纪律约束来保证文档的安全。

第二阶段：随着计算机应用的普及，单纯通过制度进行文档安全管理越来越力不从心，企业开始采用专门的保密设备来管理机密文档，如安装专门的涉密计算机、使用认证存储设备等。

第三阶段：为适应信息化工作及无纸化办公的要求，同时随着互联网络技术的发展，为了应对来自互联网络的威胁，很多企业采用堵塞的方式，如内网隔离、封USB口、禁止打印等方式管理内部机密文档。

第四阶段：随着应用的深入，人们逐渐认识到通过上述制度约束和封堵的方式，并不能从根本上解决泄密的问题，给员工的日常工作也带来了极大的不便，严重降低了工作的积极性与工作效率，越来越不能适应管理的需求。企业迫切需要通过一种更人性化的方式来进行文档安全管理，这样的文档加密软件在文档安全管理应用方面成为当前的主流方式。

表示

在SQL Server中建立一个数据库

国内系统分类

开始文档管理系统

专注文档的管理,解决企业与组织等多用户间的文档传输、共享版本与安全，系统为B/S结构加C/S结构，可完美使用于各种环境。系统支持分布式存储、支持HA双机热备、支持多服务器集群，可以满足大量用户、高并发等需求。

edoc2文档管理系统

edoc2为企业提供了一个易用，安全，高效的文档管理系统。通过edoc2，企业可以集中存储和管理海量文档和各类的数字资产（如Office文档，电子邮件，多媒体文档，工程设计文档等等）。edoc2采用了领先的文档权限控制和加密技术，以保障文档的安全。通过edoc2企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。edoc2完整的产品线可以适应任何规模和复杂程度的公司体系。

三品EDM文档协同管理系统

帮助企业集中规范管理图文档，提升企业技术掌控力，主要的功能点有：集中存储、分类管理、文档编码、文档归档、文档发布、版本管理、业务定义、工作计划、搜索定位、流程审批、流程提醒等，帮助企业解决图文档管理的混乱状态，让企业文档图纸管理“井井有条”。

致得E6协同文档管理系统

将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合，各功能间紧密关联，全程无缝管理。

HOLA企业内容管理系统

为企业提供包含知识管理、文档管理以及专业化咨询服务在内的企业内容管理整体解决方案，帮助行业客户理解、规划、成功实施企业内容管理战略。

易度文档管理系统

帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。

网络硬盘：网络硬盘是基于云存储的文件存储、传输平台，使文件的管理更加高效便捷。其无限量的存储空间、多移动终端的协同工作，使网络硬盘得到企业和个人的青睐。目前，国内较为知名的网盘有115、同步盘、华为网盘等。

国外系统分类

DocMgr,使用的是postgresql数据库

KnowledgeTree Document Management,除了开源的版本，还有商业版本可用

MyDMS

OwnCloud：源于德国的著名开源软件项目，目前已经被一家叫做常青科技的公司引入中国，该项目提供了一套强大的系统解决方案，是一套兼顾移动性和安全性的云存储文件管理解决方案。能为企业或项目提供集中式的文件存储、上传和共享服务，特别适合企业建立自己专用的文件管理系统，是非结构化大数据和多媒体文件的存储管理的首选平台，实施该项目最大的价值在于取得企业运营最关键信息数据的控制权。

其他flickr、yupoo等在线图片管理网站，只能管理图片，不能管理其他类型的文件

工具

Windowns资源管理器

QTTab文件整理工具

FreeCommander文件整理工具

Total Commander文件整理工具

Everything文件名搜索工具

Ava Find文件名搜索工具

Locate32文件名搜索工具

谷歌桌面搜索

TrueCrypt加密软件

Winzip文件压缩工具