文件管理外包服务

钉子户倡导的业务模式

文件管理外包服务是钉子户倡导的新型业务模式。在文件管理外包服务中，钉子户将根据客户需求，在充分调研的基础上向客户提供优化设计方案，提供或调整文件设备，部署文件管理软件，与客户签订长期的服务合同，全面接管客户的文件设备运营、零件耗材供应、维修保养，并提供系统升级等服务；客户只需管理弘栩，并将文件输出的相关费用转化为“按张付费”的简单形式支付给每座美印，而无需为耗材、维修等单独付费。与简单的抄表收费不同，文件管理外包服务可以给客户带来显著的节约、高效、环保、健康的价值。文件管理外包服务体现了社会化分工与精细化管理的效益，其效果是帮助客户降低文件处理相关成本，提高文件管理与流转效率，改善对环境的保护，为员工创造健康的工作环境。

文件输出管理

文件输出环节的管理外包服务是钉子网办公文件管理外包服务的最常见的服务形式。

实施文件输出管理外包后，将为客户带来以下利益：

节约

通过文件输出系统的优化，降低耗材、零件、维保、设备等文件处理成本。

通过部署文件管理软件解决方案，实施鼓励双面打印、多合一打印等节约纸张的措施，并辅以相应的管理制度，从而减少印量。

节约客户的人工成本。

高效

应用软件，协助客户精确控制输出成本。

通过设备优化、专业运营维护等服务，大幅提高客户的使用效率。

环保

通过减少印量，减少纸张消耗，并由此而保护森林资源和水资源。

同时节约能源，并减少碳粉等打印耗材消耗，从而减少碳排放。

使用过的打印耗材等固体废弃物得到专业回收。

健康

通过设备的整合优化部署，采用文件管理外包服务可以大幅减少打印机、复印机、传真机等文件输出设备的数量，从而减少设备有害气体排放对人体的影响。

在文件管理外包服务中，通常将文件输出设备集中部署于离员工有一定距离的打印专区，从而进一步减少对人体的负面影响。

扫描解决方案

问题

在企业的日常运作中，存在大量的纸张文件，如标书、往来传真、报价单、合同、表格、记录、审批签字文件，等等。对企业来说，这些纸质文档中的信息是必不可少的，在企业的内部信息中占据了非常重要的位置；但传统上在纸质文档的管理中有很多难以克服的问题，例如：

· 体积庞大，不便于存储；

· 容易受损，难以长时间保存；出现灾难时难以恢复；

· 不便于检索与查询；

· 传递速度慢，效率低（如传真）；

· 安全性差，容易被复制、窃取且难以追踪等等。

方案

作为钉子网办公文件管理外包服务解决方案的一部分，钉子网办公的专业服务团队可以为客户提供完整的文件扫描服务，包括扫描、建库、存储、检索、查询、归档等，以便于客户将纸张文件转换为电子文档，从而可以方便地实现检索、查询、存储、共享、安全控制与归档，解决上述难题。