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时间管理策略

管理学术语

时间管理策略，管理学术语，每个人的时间是有限的，随社会竞争的加剧，时间管理的观念与策略已逐渐深入人心，对于无事忙、瞎忙、装忙等浪费时间现象以及熬夜、加班等低效活动，人们倍感时间管理对于自己工作、生活的重要，同时时间管理也是事业建树、终身学习的一个重要影响因素。

地位
也是事业建树、终身学习的一个重要影响因素
背景介绍
一般人工作不得法，常常越忙越穷，不知如何掌握时间，克服严峻的职场环境。为了让自己的工作井然有序、切中重点，你我都必须建立正确的时间管理概念及策略。面对纷杂的工作，先尝试以“三抓三放”的原则加以简化，接着利用重要与紧急的“N字型法则”，列出正确的工作优先顺序。还要注意采用“时间的4P和4C法则”，提升同时与上司对自己工作的满意度，最后以良好的工作计划引导自己逐步完成应做事项。以下时间管理策略可供参考：
成功三要素
比尔盖茨大概是全球科技界最忙碌的总裁之一，他从年轻时期就已懂得要跟时间赛跑。他认为工作是一场竞赛，知道在紧要关头如何全力以赴，也深深享受成果所伴随而来的快乐与成就感。
比尔盖茨勇于追逐时间，结果打造出有史以来最强大的电脑软件王国，为全世界数以亿计的人们提供工作上的帮助及便捷。这里我们以比尔盖茨为例，归纳出他成功的三大要素：
明确设立目标
他知道电脑是明日科技的梦想，也深信自己就是实现那个梦想的人。在心中订立明确的工作目标，设定清楚的工作蓝图，详细规划工作进度，并且义无反顾地努力逐梦。
集中焦点攻击
Focus这个单字是名词，也是动词。名词是指焦点，动词则是指集中焦点。比尔盖茨将自己的精力及时间全部投注在电脑科技的研发上，集中焦点猛烈攻击，所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。
简化工作内容
比尔盖茨专心经营他的软件王国，他大幅简化工作内容，使自己可以心无旁骛地专注于本业上。工作的简化让他能专心思考，大幅减少无谓的时间浪费，从而获得关键性的胜利。
简化工作原则
工作必须适当地简化，有限的时间资源才够使用。在大家忙碌的生活中，必须学会简化工作，替自己争取更多的时间。那么该如何简化工作呢?
抓大事，放小事
集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层工作者应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。
抓正事，放杂事
要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤。与完成该项任务有关的称为正事，无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。
抓要事，放闲事
重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空挡，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理，低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。
重要与紧急
重要与紧急四象限图
华伦·巴菲特是美国乃至全世界的投资大亨，亦有股神之称。他永远选择重点企业作为投资标的，而非散弹打鸟式地分散有限资源；也只选择对他本身而言具有竞争优势的企业。巴菲特抓紧重要的投资项目，集中火力深耕与精讲的思维，非常值得大家参考。这里介绍重要与紧急的N字型法则，你可依工作的紧急度及重要性，将不同类型的工作区分为四大象限：
第一象限——重要又紧急的工作
第二象限——重要但不紧急的工作
第三象限——紧急但不重要的工作
第四象限——不重要又不紧急的工作
正确的工作优先顺序应该是：
第一优先——重要又紧急的工作
第二优先——重要但不紧急的工作
第三优先——紧急但不重要的工作
第四优先——不重要又不紧急的工作
也就是先从第一象限的工作做起，再依序进行第二、三、四象限的事情，如此连接起来，就成为一个「N」字型，故称为「N字型法则」。
当你工作极度繁忙、又无法理出头绪时，请利用「重要与紧急的四象限图」，分别填入不同类型的工作，再标出优先次序，这个方法将会帮助你把原本混乱的生活变得井然有序，纠结的思绪也会变得豁然开朗。
如果你是部门主管的话，也强烈建议你请部门员工填写该图表。因为根据部属的填写内容，你可以清楚判断出他们对本身工作的掌握程度，并确认了解每个人与你之间在工作认知上是否存在差异。
时间管理理念
时间管理4P与4C理念
时间管理的4P理念
Product——时间的产品
在工作时，应思考某个时段所产出的「产品」为何？对达到预定目标的贡献何在？没有「产品」产出的时段，即属于虚耗的时间。
Price——时间的价格
对上班族而言，工作的时间是有价的，其价值高低反映在你的时薪之上。如果工作的贡献度与时薪不成正比例，就会沦于遭减薪或被炒鱿鱼的悲惨命运。了解自己的工作时间的价格，就会更加珍惜自己的时间。
Pace——工作的场所
选择舒适、不受打扰的环境，是提高工作效率的不二法门。如果可以，关上办公室大门，暂时谢绝访客，让自己专心工作；或者你可以提早上班，在同事现身之前，心无旁骛地加速处理事务
Promotion——效率的提升
在业务量暴增的单位，要完成工作，只有两种方式：增加时间或是提高效率。想要缩短工作时间，又要准时下班，关键就在于提高效率。
时间管理的4C理念
Customer’s need——顾客的即时需求
顾客的需求不能延迟回应，应尽可能予以迅速满足。让客户满足的速度，决定于你所耗费的时间长度。
Cost to customer——顾客的时间成本
产品上的标价是有形的价格，顾客需花费的时间则是无形的价格。将顾客等候采购、摸索学习、等待维修的时间尽量缩短，就等于降低顾客的时间成本。
Convenience——顾客的时间便利
我们要节省自己的时间，也应思考如何节省顾客的时间。能为顾客提供最大的便利性，节省更多的时间，无形中就提高了产品的附加价值。
Communication——顾客的即时沟通
要化解因资讯不足所产生的误会，最佳的方式就是即时沟通。请谨记，让顾客等待就是增加对方的无形成本，也容易导致误会加深。
你也可以将同事及老板视为广义的「顾客」，在定时内满足他们的需求，降低他们的时间成本，提升他们的时间便利性，与他们做即时的沟通，如此便可帮助自己在工作上无往不利。
微分与积分
时间管理的微分法则
将大工作切割成小工作
勿因工作复杂而畏缩，再大的工作都是由小工作集合而成。将大任务「微分」切割成小工作后，会使问题简化，并增强自己完成任务的信心。
替各个小工作订定目标
重大任务的目标并非一下子就可以达成，但各个小工作的目标却可逐步做到。替每个小工作订定明确的目标后，一旦完成任何一个，就会获得成就感及额外的动力，激励自己再努力朝下一个目标前进。
计算完成各个目标所需的时间
先预估完成各个目标所需的时间 ，待真正执行后，再比较实际耗时与预估时间的差异。当进度落后，就必须改变方法或加快脚步，让自己可以在限期内顺利完成工作。
时间管理的积分法则
我们可将上班时间区分为两大类：完整时间及零碎时间。一般人在完整时间区段中均会认真投入工作，却容易忽略零碎时间的重要性，以为零碎时间无关紧要，但没想到经过「积分累积后」，小时间也可以变成大时间。
零碎时间的无效累积无法带来任何效益。倘若能够积极利用零碎时间，进行在完整时间区段中所不能完成的事，则可使零碎时间有效整合成为实心集合。
面对纷杂的工作，先尝试以「三抓三放」的原则加以简化，接着利用重要与紧急的「N字型法则」，列出正确的工作优先顺序。还要注意采用「时间的4P和4C法则」，提升同时与上司对自己工作的满意度，最后以良好的工作计划引导自己逐步完成应做事项。
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