电话会议

会议模式

所谓的电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。

电话会议介绍

为了实现沟通效率，避免信息失真，电话会议市场近些年来迅速兴起，在各种类型的企业中被广泛使用。

优势

1、电话会议打破了传统的集中式会议在空间上和时间上的局限性。

无论您或您的下属是在办公室、出差在外或在家中休息甚至是在国外，只要身边有电话或者手机，即可召开或参加会议，无需再疲于奔波于总部与工作岗位之间，让管理者真正实现了运筹帷幄之中，决胜千里之外。

2、该系统在召开会议的时效性方面具有传统会议无法比拟的优势。

特别是对于一些突发事情需要召开紧急会议时，运用本系统就能及时地把有关人员召集起来，迅速作出正确的决策。

3、该系统具有录音功能，保证了会议的准确性和完整性。

系统特点

1、系统采用高质量的语音电话会议资源卡，不论多少人同时参加会议，语音均自然清晰；

2、内置回波抑制功能，在多人同时说话时消除回音，使与会人员接听自然清晰；

3、采用独特的信号音消除功能，即使在模拟电话线上任意一方会议挂机，系统自动识别拆线而不影响会议其他方的进行；

4、采用独特的双音多频信号消除功能，使参加会议任意一方的按键操作，不会被其它参加会议者听到；

5、强大的会议能力，可同时进行多个会议，每个会议同时能有多个全功能坐席参加；

6、超大的会议规模，会议之间可以进行级连，组成更大规模的会议；

7、系统可以单独使用，直接连接外线（包括模拟线或数字线）；

8、系统支持多种通信线路信令：模拟线、一号信令，ISDN PRI，七号信令等；

9、系统可以与交换机系统配合使用，直接融入办公自动化系统；

10、具有IVR 语音引导功能，可引导呼入用户选择进入会议；

11、内置会议录音功能，可以对会议进行实时录音；

12、支持密谈功能，适合呼叫中心等多种形式的应用系统；

13、任一普通电话终端（固定电话或手机）均可参加会议，方便会议随时随地召开。

使用流程

召开电话会议：该系统一般可以提供以下几种召开会议的方式，您可根据实际需要进行设置：

（1）与会者自行拨入方式：每个会议参加者无论身在何处，只要拨打一个特定的电话码，然后输入会议密码，即可加入会议。

（2）召集者拨出方式：由会议召集人逐个拨通与会者号码，再经会议召集人证实与会者身份后加入会议。

（3）混合方式：即用户可选择一部分与会者自行拨入，一部分与会者则由会议召集者逐个拨出召集。

（4）群呼方式：由系统自动呼叫主持人和所有成员参加会议。

服务类别

功能

a) 支持呼入平台和平台外呼功能

b) 全国统一的接入号码保证会议资费不包含其它隐性收费（长途通话费、漫游费等）

c) 支持移动和固话接入

d) 支持国际拨入

e) 可靠的安全保证

f) 清晰的通话质量

管理控制

a) 便捷的会议室预定功能

b) 灵活的会议调整功能

c) 简洁的会场控制功能

d) 清晰准确的资费信息

e) 支持web控制方式

f) 支持wap和java手机客户端

服务支持

a) 非专家使用过程一定会存在问题，拥有专业的服务支持能省去使用中的很大麻烦

b) 免费的咨询热线，咨询过程的费用可以免去，同时体现出供应商的自信

性能指标

a). 噪音，自动禁音功能

b). 参会方数（10方以上）增加后的回音效果，

c). 不同运营商（电信、网通、移动、联通、甚至铁通）提供服务时的会场效果等等

与会者分类

答：与会者：所有使用电话终端参加会议电话的人统称与会者，与会者又可以分为三类：主持人、发言人和听众。

主持人：申请和发起会议电话的用户，被称为主持人。主持人可以在会议有效期内作为主控用户召开会议电话，主持人借助系统自动呼出预先登记的其他参与者来参加会议。主持人可以使用远程终端通过web方式对会议进行管理，可以释放指定的参与者。可以定制参与人和旁听者名单并可以随时改变。正常情况下，由主持人通过电话流程确认会议结束。

发言人：会议中具有发言权但不具备管理权的与会者称为发言人。在主持人控制下，发言人可以切换成听众。

业务类型

答：本系统交互式会议电话提供了2种业务类型：预约会议，主叫自拨会议。

预约会议（含单次会议和周期会议）：用户预先约定会议时间、时长、方数、类型等内容，会议系统保证会议资源，按时提供用户使用。会议主持人和与会者直接呼叫预先分配的会议号码通过鉴权后，即可参加会议。

主叫自拨会议：会议主持人在指定主叫号码上拨打业务接入号码后，按流程拨打多个电话号码即可召集临时小型多方会议。

会议方式

电话方式

把会议号和会议发言者、码通知不同身份的参会人，通过拨打电话会议公司的服务号根据语音提示输入会议号密码即可参会。会议旁听者的密

电脑方式

主持人登陆web会议系统后台，将主持人自己的电话号码、参会人的电话号码都加入系统，系统就可以自动外呼，将这些电话号码都接入到会议室来开会。

智能手机方式

下载苹果或安卓市场电话会议应用，（以及时语电话会议为例）手机号码登陆应用后，选择即时会议或预约会议等会议类型，通过选择通讯录内人员选择参会者，即可外呼形式召开相应会议。同时，呼叫本人设置功能可使作为手机持有者只是单纯作为会议管理者，而不加入会议。

呼叫模式

答：呼入式会议电话：也称为汇聚式会议电话，即当主持人成功申请预约之后，主持人通知所有成员相关会议信息，各与会人员在预定时间内主动拨打会议接入码，在系统语音的提示下，用户输入会议号，通过会议密码等验证信息进行鉴权，通过后接入相应的会场。与会者挂机即退出会议，重新入会只要再次拨入即可。

呼出式会议电话：也称为发散式会议电话，即预先设定会议时间和一组与会者电话号码，系统在指定时间自动呼出所有的与会者，与会者在电话振铃后取机，听到欢迎词后即可入会。会议主持者是会议的发起人，同时也是会议电话的第一个成员。第一次呼叫未接通被叫可以设定间隔时间自动呼（如共呼3次）。在会议进行过程中，主持人可以采用人工拨号呼叫临时增加的与会者。

混合式会议电话：一场会议中同时存在拨入式和呼出式两种召集方式的会议电话。

计费方式

使用模拟的电话网话网络，召开电话会议的费用是这样算的：

A、条件一：使用会议电话和会议桥，比如召开10方的电话会议，那么就需要，从电话运营商安装9条电话线（或9个外线的号码），那么发起的通话之后，就按照正常的运营商收费，并且每条都要进行收费（其中包括长途或者漫游如果有的话）。

B、条件二：租用模拟信号运营商平台，其组成包括会议服务费、通话费两部分。服务费由提供会议服务的供应商收取、通话费由各大通讯运营商收取。

，召集者支付供应商服务费即可。如果是运营商的会议服务，费用直接计入通话费。

以呼入式开会，即参会者拨打固定接入号参会，召集者支付供应商服务费的同时，各参会者需自己承担打电话产生的通话费（直接计入固话或手机话费，由运营商收取）。如何选择电话会议供应商

省费方法

使用模拟信号与网络通讯相结合的通讯方式能大大的降低通讯费用，如今大多厂家都推出可扩展会议电话，支持通过转换模块，使传统的模拟线路与数字线路相结合，从而节省话费。

同类型的话机还有很多，他们有共同的特性，就是可以扩展，然后来节省使用产生的费用。

服务选择

一般我们从三方面入手。

1、从通话质量入手。

－－选择（PSTN）网络技术的供应商，通话质量比较稳定，会议较果比较好，但价格比较高。（目前主流的会议系统有全时、优听、263、企信电话会议、MeetingTel、灵客电话会议、随行通电话会议等）

2、从电话会议系统的操作方便性入手。

－－好的电话会议，主持人好操作，会议效率就高。（当前比较好的有：优听、263、全时、第一企信、远特、会畅通讯商会通、因科美、灵客电话会议、随行通电话会议等）。

3、从功能上入手。

－－你须要跟据自己的需求而定，会议要不要、录音、通话帐单细、托管等，当然你参会人数少，如果只是想三到四个人参会，那就不用电话会系统了，只要一个多方通话的功能就可以了。（供应商有：优听、会直通、移动、联通、佳和通信、MeetingTel、263、因科美、全时、远特电话会议、灵客电话会议、随行通电话会议等）

如果你的参会人数较多，就一定要用会电话会议系统了。（据说优听、263、全时、随行通的电话会议系统最多都可以达到3000方数）

4、服务态度。

客户在使用电话会议时遇到任何问题，是否能够立即得到帮助？对会议操作不熟悉进行现场协助；即时在线解决会议质量问题（控制回音、噪音、杂音等）；协助对掉线人员进行外呼，确保会议流畅进行；按需提供各种支持服务(反馈参会人情况，参与人静音等)；

在市面上大多流行的远程会议包月产品都基于纯Internet的，即声音的传输也都是通过VoIP的技术，这对于服务提供商来说几乎没有任何变动成本，所以包月的费用可能完全囊括了用户主要的使用功能。

但作为电话会议服务商来说，为了充分保障客户的语音沟通质量（基于VoIP的语音传输，由于互联网的不确定性，经常出现断续和延时），采用电话线路（PSTN网络）传输声音，这同我们一对一打电话一样，除了服务费用外，其实无论我们通过什么方式，都不可避免的向当地运营商缴纳一定的市话或长话费用。换言之，电话会议服务的费用组成有两个部分，一是服务费，二是电话通信费。

基本礼仪

1、主持人在会议开始前应做好会议主要内容的沟通和安排发言组织的准备，会议进行中应维持现场秩序，会议结束时应礼貌向与会者表达感谢。

2、发言人应在会议发言前对自己的发言做好相关准备，发言时主动自我介绍，发言结束后主动表示发言结束并礼貌感谢与会人员。

3、参与者应主动了解议题，积极参与讨论同时在会议过程中避免多余噪音。

问题

1、会议应准时开始和结束。

2、会议开始前5分钟主持人应拨入电话，参与者应提前2-3分钟拨入电话。与会人员均应自我介绍。

3、会议过程中讨论问题时应客观公正，集思广益。

4、会议应申请会议室，在进行中应避免多余噪音以及闲杂人等进出。

5、会议进行中主持人应适时暂停，给参与者时间思考问题、发表意见。

6、会议结束后主持人应收集与会者对会议的反馈，整理会议记录，发送相关人员并跟踪会议决议事项的最终处理情况。

适用范围

视频会议系统的应用范围非常广泛，可应用在网络视频会议、协同办公、在线培训、远程医疗、远程教育等各个方面，能广泛应用于政府、军队、企业、IT、电信、电力、教育、医疗、证券、金融、制造等各个领域。

发展前景

用户无须占用会议室、无须准备任何专业设备、无须提前向运营商申请即可随时召集电话会议。会议发起者在全时会议网站上登录并在通讯录中选定参会人后轻点鼠标即可实现所有参会人之间的电话会议沟通。作为电话会议市场的老牌供应商，全时电话会议除了“简单易用”这一突出亮点外，全时电话通话质量业已达到了行业最高水平。据相关业务负责人介绍，全时电话会议的可用度高达99.99%。和市场上常见的VOIP电话会议产品不同，全时电话会议实现了PSTN线路和VOIP线路的融合，用户可根据实际通话质量自由选择电话会议的接入线路。全时电话会议的出现，一定程度上解决了电话会议开通难，使用难的问题，加之其低廉的资费体系为国内的电话会议市场注入了一记强心剂。随着市场潜能的逐步释放，不仅仅语音电话会议业务呈现出高速发展态势，整个远程会议产业都已呈现出高速增长的迹象。随着全球化进程的推进，跨国业务的增长，未来电话会议的竞争必将不断加剧，不过竞争的赢家一定是那些提供应用成熟、成本低廉、使用便捷的产品。

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