立卷

公文术语

立卷是将办理完毕并具有参考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位案卷的工作过程。

意义

一、立卷归档是本机关工作的需要。

二、立卷归档是社会发展的需要。做好公文立卷归档工作既是现行机关工作的需要，为机关工作服务，又是为党和国家积累历史资料，为科学研究、历史研究服务，也是维护国家和社会历史真实面貌的重要事业。《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”

相关

按照一定原则和方法，将已处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项业务工作。它是文书处理程序的终点与归宿，也是档案馆对收集和积存的零散历史文件进行整理归档的一项内容。范围：凡已办理完毕但仍具有一定查考保存价值的本机关收发文件、电报、机关内部文件、各种记录、表册以及反映本机关工作的照片、录音、录像、影片等均需立卷。重复文件或不具有保存和查考价值的文件不必立卷。原则：保持文件之间的历史联系，区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。文件之间的联系主要表现是文件的来源（作者）、内容、时间和形式等方面。各种文件的保存价值因在本机关工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有区别，须将永久、长期、短期保存的文件分别立卷。便于保管和利用是立卷的目的和要求，也是优选立卷方法和操作处理的出发点。

方法

立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如：①综合性文件（报告、计划、总结），可按作者立卷，或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限，立成一卷或数卷。一般机关（司法机关除外）中的案件，如果案件材料数量很少，可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。

立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归入卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。

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