订单处理系统

接受顾客订货、查核商品库存等功能的作业系统

订单处理系统是指接受顾客订货、查核商品库存、确认与回复交货期限、订货量管理的作业系统。

功能

对于所订购的商品，在接到订购通知后，应通过连贯性的作业，经由出货系统、配送系统的指示送达客户手中。因此，订单处理系统的主要功能有以下一些。

(1)接受订单功能　即能够迅速、准确地接收订单内容，并且能运用网络信息来接收订单。

(2)库存核查回复交货期功能　即在接获订单后立即核查库存量，并且即时回复客户交货期。

(3)追加订购管理功能　即为了回复商品交货期所作的追加订购管理，做到采购管理与追加订购管理同步化。

(4)查询功能　即迅速准确地回复客户的查询。

关于订单处理系统各项功能的特点及其主要内容如表1所示。

表1 订单处理系统的主要内容

构成

订单处理系统主要包括两种作业，即客户询价、报价与订单接收、确认、输入。由此，与其相对应的两个系统为自动报价系统和订单传送系统。

(1)自动报价系统

自动报价系统需要输入的数据包括客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品等级等。然后，系统根据这些数据调用产品明细数据库、客户交易此商品的历史数据库、对此客户报价的历史数据库、客户数据库、厂商采购报价等，以取得此项商品的报价历史资料、折扣数据、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据。接着由报价单制作系统打印出报价单，经销售主管核准后即可送达客户。报价单经客户签回后即可成为正式订单。

(2)订单传送系统

订单传送的方法有多种，包括邮寄、销售人员取回、电话订购、传真订购及通过计算机网络订购等。若订单是由报价单确认而来，则可由系统将报价数据转换为订购数据；若订购单由计算机网络到达传送，则需根据电子数据交换标准格式将数据转换成内部订单文件格式。输入转换后的订购资料须由销售人员核查在客户制定的出货日期能否如期出货，所有的核查可经访问库存控制数据库、拣货产能调用数据库、包装产能调用数据库、运送设备产能调用数据库、人力资源调用数据库等核查其资源能力，数据确认即可转入待出货订单数据库中，并激活上述各数据库中的数量。当销售部门无法如期配送时，可由销售人员与客户协调，是否分批交货或延迟交货，然后按协调结果修改订单数据文件。销售人员还须检查客户付款状况及应收账款数是否超出公司所定的信用额度，超出额度时则须由销售主管核准后再输入订购数据。当商品退回时，可按订单号码找出原始订购数据及配送数据，修改其内容并标示退货记号，以备退货数据处理。

设计要点

一个订单处理系统的设计，主要包括以下要点：

(1)所需输入的数据，包括客户资料、商品规格资料和商品数量等。

(2)日期及订单号码、报价单号码由系统自动填写，但可修改。

(3)具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期和出货日期等查询订单内容的功能。

(4)具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交货地点开立发票。

(5)可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工具使用状况、人力资源分配。

(6)具备单一订单或批次订单打印功能。

(7)报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询该客户的报价历史、订货出货状况和付款状况等资料，作为对客户进行购买力分析及信用评估的标准。

(8)可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额度。

(9)具备相似产品、可替代产品资料，当库存不足无法出货时，可向客户推荐替代品以争取销售机会。

(10)可查询未结订单资料，以利于出货作业的跟催。