集团采购

两人或两人以上公用物品的采购

集团采购是指两人或两人以上公用物品的采购。一般是多品种、大批量、大金额、多批次甚至持续进行的，由集体决策，直接关系到多个人利益的采购活动。如果采购决策失误，将对集团造成较大的损失。所以，集团采购一般要慎重、科学、严格。

主要特点

(1)集团是开放的、松散的，在不违反购买协议的情况下，任何高校图书馆都可以自由地加入或退出集团。图书馆要加入某个集团，不必履行任何手续，只要参加集团购买该数据库就算加入该集团了，一旦参与图书馆不再购买该数据库，就自动退出集团。

(2)在集团内各成员馆之间的关系是平等的，集团召集馆和成员馆之间不存在领导和被领导的关系，是否加入和退出集团，完全是各个图‘F5馆自己的权利和责任。任何其他人，即使是集团的召集馆，也不能要求某个图书馆加入或退出集团。

(3)集团召集馆，只是集团的代表，其工作主要是资源的调研、评估和遴选，代表用户的利益，与数据库商谈判价格和服务方式，联系数据库的试用和信息反馈，负责集团内部的组织、协调工作以及与代理公司联系，组织培训等，但并不对各个集团成员馆的选择和购买负责。

(4)集团对于全国高校和非高校系统都是开放的。在集团内价格是公开、透明的，凡是参加集团的图书馆，都知道集团的价格，也都将享受同等的优惠条件。

(5)加入集团的各成员馆，既要对自己的学校负责，又要注意维护整个集团的利益。如果某个成员馆不能很好地履行协议，不仅会影响到自己的正常使用，而且可能还会影响到整个集团的利益和信誉。所以加入集团的各成员馆要有集团意识、诚信意识、风险意识和自我保护意识。

(6)集团和数据库商既是商家和用户的关系，又是平等合作的关系。对于数据库商来说，应该尽量改进自己的服务，努力满足用户提出的各种要求，如果一时无法全部满足，也应列出时间表，给用户一个答复。对于用户来说，应该认真履行双方签订的合同中的各项规定，尊重出版社的知识产权，按时付款。用户和数据库商都要互相尊重、平等合作。

采购模式

采取什么模式来组织集团，最初大多是由数据库商提出和选择的，然后与集团召集馆进行讨论，集团召集馆会在组织集团的模式上给他们提出建议，在价格上和他们讨价还价，最后确定一个双方都能接受的方案。一般说来，每个数据库从开始谈判，到条件谈妥，到组织好集团，大约需要1—2年的时间。关于集团采购的模式，大约有以下几种模式：

第一种模式，在全国范围内组织集团，以每个学校(Site)为单位参加集团，学校不论大小，都是一个用户，都支付一份费用，而且一般都没有并发用户数量限制。大多数集团采取的都是这种模式，这种模式的优点是操作比较简单。

第二种模式，按地区或研究机构组织集团，每个地区或机构组成一个集团，支付一笔固定费用，至于有多少个图书馆参加集团和集团内每个图：书馆的费用，数据库商并不限制，由集团内各成员馆协商决定。一般会根据学校的规模、学生数量、重点学科数量、博士点数量、文献经费、使用量等因素来确定每个图书馆应支付的费用。这样做可以使规模比较小的学校，花少量的钱，就可以使用电子资源，有利于扩大电子资源的受益面。这种模式的优点是扩大了受益面，大的学校可以帮助小的学校，缺点是操作起来非常复杂，而且没有一个统一的标准来判断学校的大小，很难协调和平衡各成员馆之间的利益，容易引起各成员馆之间的矛盾。另外，如果某个图书馆由于某种原因，不能再续订时，那么该图书馆原来承担的费用就要转给别的图书馆，这样势必增加了其他图书馆的负担，甚至可能会影响整个集团的正常购买。

第三种模式，根据用户的情况不同，确定不同的价格，对于规模比较小、使用量也比较少的学校，费用相对低一些。有三种确定不同级别用户的办法：第一种办法，针对不同的使用量，确定不同的价格级别，由用户参考自己前一年的使用量来选择购买哪个价格级别和使用量额度；第二种办法，根据学校的规模、学生数量、重点学科数量、博士点数量、文献经费、使用量等因素的不同，由数据库商确定每个用户的级别；第三种办法，根据每个学校的学生人数(FIE)确定不同的价格级别。这种模式看上去比较公平，但是小的学校少付势必导致大的学校要多付，这样相当于在各成员馆之间进行了一次文献经费的再分配，但是如果价格差距太大，对于重点大学多引进资源、建设一流大学不利。

第四种模式，根据成员馆的数量，整个集团选择购买一定数量的并发用户，在集团内所有学校共享这些并发用户，这种模式一般不限制成员馆数量。这种模式适合于那种使用量不太大，但是使用面比较广的数据库。

第五种模式，数据库商根据参加集团的成员馆的数量不同，确定不同的优惠价格，参加集团的图书馆越多，价格越优惠，所有参加集团的学校都可以享受这个优惠价格。这种模式比较适合中国这样一个发展中国家的情况。在许多发达国家，市场已基本饱和了，而中国还有很大的潜在市场，每年都会有新的用户加入集团，所以对于数据库商来说，他们收入的增加应该主要来自新的用户，而不是数据库价格的增加。

第六种模式，有些公司的数据库产品中包含有若千个数据库，根据不同学科组成若干个数据库组。集团成员可以根据自己需要，选择购买不同的数据库(组)，而且一般选择购买的数据库越多，享受的优惠也越多。

第七种模式，对于大多数数据库，用户购买的只是使用权，而不是所有权。购买使用权，一般有两种方式。第一种方式，用户购买了一年时间的使用权限，这时不仅可以使用数据库中当年的数据，而且还可以使用数据库中的回溯数据。第二种方式，用户购买了一年数据的使用权，不管用户何时购买，都可以使用所购买的年份的数据，即不管是1月份购买，还是12月份购买，价格都是一样的。对于这种方式，如果用户要使用回溯数据，一般需要另外付费购买。

第八种模式，对于许多全文数据库，在购买时，数据库是和纸本期刊捆绑在一起购买的。大多数出版社推广‘电子期刊是为了保护和扩大他们的纸本期刊订单，所以他们在制定购买数据库的价格方案时，要求用户不能撤销纸本期刊的订单，或者订购纸本期刊必须达到最低的“门槛值”，才有资格购买数据库。在这种情况下，用户只要再支付少量费用，或者不支付费用就可以使用数据库。也有一些出版社，为了鼓励用户订购更多的纸本期刊，在用户购买了数据库之后，如果还想再购买纸本期刊，可以享受相当大的优惠价格。对于全文数据库，这种和纸本期刊捆绑在一起购买的情况相当普遍。从用户的角度说，这种捆绑采购的模式，并不完全适合中国的情况，因为我国图书馆的经费非常紧张，很难重复购买纸本期刊和电子期刊。

第九种模式，购买的大多数数据库，都是出版社自主版权的数据和检索平台，但是也有的出版社只有数据，而没有检索平台，所以出版社需要和别的公司合作，请这些公司做出版社的代理公司，将出版社的数据放到代理公司的检索平台下，组成一个完整的数据库。这种数据库，一般都有多个代理公司和检索平台，价格也不尽相同，因此很难做到整个集团统一选择一家代理公司的平台，在这种情况下，只能组织一个数据的集团，和出版商谈判购买数据的集团价格，再和代理公司分别谈判检索平台的价格，然后由用户自己选择检索平台。这种模式的优点是，由于是几个公司作为代理公司，互相竞争，所以检索平台的价格相当不错，缺点是由于各馆选择了不同的检索平台，所以培训和管理比较麻烦。

第十种模式，以上九种模式都是各馆自己选择购买自己所需要的数据库，与别的图书馆几乎没有关系。但是也有另外一种模式，就是共建共享的模式，即集团内各馆分别购买一部分内容，比如每个馆分别选择一部分电子图书和电子学位论文，然后集团内成员一起共享所有这些电子图书和电子学位论文。如果集团成员越多，共享的资源也就越多。这种模式做到了真正的共建共享，但是一般这种模式都有并发用户数量限制。

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