美国档案事业

美国政府部门

美国建国已有 200多年历史，联邦政府的档案工作起步晚但发展较快，而地方档案工作早在建国前的殖民时代就已存在。

起源

建国前的13个殖民地虽属同一宗主国,在政治和行政管理方面有一定联系，但却是各自为政的独立实体，各拥有自己的文件、档案机构。1783年独立战争结束后，13个殖民地组成邦联政府。按同年的《美英和约》规定，凡属任何一州和公民所有的、而在战争中落入英军手中的一切档案，应立即归还给它们所属的原主。有的州就得到了殖民初期的一些档案史料。1787年美利坚合众国成立，实行中央与地方分权治理的联邦制。联邦政府各机关的档案、各州政府的档案、公私企事业的档案均由其拥有者自行管理。全国没有统一的档案业务指导中心，也没有联邦政府的档案机构。各州的档案机构建设多是在历史协会支持下开展的，发展极不平衡，缺少全社会性的有意识、有组织的管理。

发展

联邦政府各机关的档案在1800年定都华盛顿前存留数量不多,定都后数量虽显著增多,但因各机关自存，管理不善，天灾人祸，损失严重。仅1800和1801年的两次大火就烧掉了财政部、陆军部和国务院的许多档案。总统在任期内形成的档案自第一任总统G.华盛顿起，就作为私有财产而于离任后带走并任意处理。

档案的损失和任意占有，引起了学者特别是历史学者的关注。他们促使国会于1810年建立一个专门委员会，调查和统计联邦政府各机关的档案，并建议政府采取措施预防火灾。后因1814年英军入侵，火烧华盛顿而未见成效。1877年又成立一个总统委员会,专门调查公务档案的保管状况。R.B.海斯总统根据调查情况在1878和1879年的咨文中提出建立国家档案馆,但未能实现。1895年美国历史协会发起成立历史手稿委员会，1899年又成立了公共档案委员会，力图担负起指导、促进、协调和规划历史档案、手稿和现行档案的收集、整理、保管和提供利用的责任。由于他们的积极活动，国会于1913年委托一批学者研究欧洲各国经验，促成建立国家档案馆，但又因第一次世界大战爆发而夭折。在此期间美国已由13个州扩展到50个州，各州档案管理十分混乱，有的州把档案随意堆放在州办公室，有的由州秘书保管，有的交州历史协会或州图书馆,有的散落在民间,而许多重要档案被离任州长或其他官员带走。在历史手稿委员会和公共档案委员会的推动下，许多州政府着手组建了专门的档案保管机构。州档案工作尽管管理体制不统一，保管形式多样，却领先于联邦政府的档案建设。

独立性

第一次世界大战后，美国历史协会、公共档案委员会及学术界发表许多论著，介绍地方档案的收集和保管情况,掀起了要求建立国家档案馆的运动。美国国会终于1929年通过拨款建造国家档案馆大楼的决议案，1934年又批准F.D.罗斯福总统签署的《关于建立国家档案馆的法令》。这是美国建国史上第一个专门的档案法令。它宣布美国国家档案馆的诞生，确立该馆作为政府直属机构在美国政府机关系统中的独立地位。从此迅速改变了联邦政府档案建设长期落后于地方档案建设的局面。在美国形成 3种不同性质的互无统属关系的档案机构：联邦政府档案机构、州县市档案机构、公私企事业档案机构。它们之中，联邦档案机构建设发展最快。1949年改组国家档案馆,成立国家档案与文件局(见美国国家档案与文件署) ,对联邦政府的档案工作实行集中管理;1950年颁布《联邦档案法》，是联邦政府档案工作实行集中管理的法律依据，加强了对政府机关文件和档案的管理，但将国家档案与文件局由直属于政府的独立局改属总务署。直至1984年该局才脱离联邦总务署而独立。

职责

美国是文件中心的发源地，其数量和类型比档案机构还多，这与40年代出现的文件管理理论有关。美国把在承办机关和文件中心保存的各种文件材料统称为文件只有送档案部门永久保存的文件，才称档案。1954年国会通过《文件管理法》，授权国家档案与文件局负责建立一套联邦文件中心和国家档案馆分馆。到1987年联邦政府的档案机构系统包括：美国国家档案与文件署及其领导下的一个国家档案馆和12个分馆、14个联邦文件中心和 8个总统图书馆。这个机构系统共拥有3000多名工作人员，收藏各种档案1640多万立方英尺，含 465个文件组合，205239个系列。在这些档案中有：美国建国前的档案500多卷,建国后至1861年的档案2800多立方英尺；1861年至第一次世界大战的档案4 万多立方英尺；第一次世界大战至1934年的档案约10万立方英尺。从20世纪60年代末，美国联邦档案机构开始研究和试用计算机管理档案。到80年代末较普遍地实现了计算机的存储和检索,其中以联邦人事文件中心的现代化管理水平最高。这里保存着曾任职于联邦政府各部门及军队和军事部门的人员的人事档案1亿多卷,全部实现了电子计算机自动化检索。

事业机构

美国各州县市的档案机构是非联邦档案的保管机构，从成立时间上，有些可追溯到殖民时期，有些则成立于第二次世界大战之后。从管理体制上，有些隶属于州政府，有些则附属于州历史协会或州图书馆。档案管理的现代化程度不如联邦政府的档案。

公私企事业的档案机构，系指各类大学、科研机构以及企业的档案收藏机构。按美国法律中关于财产归属权的规定，公私事业的档案，归这些机构所有，由它们设机构保存，国家档案与文件署无权过问。大学和科研机构一般设档案馆，永久保存自己的档案，如哈佛大学档案馆收藏了该校成立以来的所有重要档案和资料。企业视规模大小设有两种文件、档案机构：一种是企业档案馆(也称文件中心)，保存本企业的档案，如美国电话电报公司档案馆，保存着该公司1878年成立以来的全部档案，部分档案已对外开放,如1984年一次宣布开放500盒公司档案和一批商业性来往文件；另一种是商业性文件服务中心，中小企业一般按交费规则将文件、档案送这里代管，每盒每月收保管费23美分，一盘磁带收15美分。如底特律的一家商业性文件服务中心,为400多家企业代管档案，用电脑控制，存取方便。美国企业档案现代化管理水平高于联邦和州县市的档案管理。有些企业已经采用了光盘同计算机联机使用的技术，不仅可以检索目录，还可以检索和显示全文。

20世纪30年代之前，美国各种类型的档案机构多按《杜威十进分类法》分类管理档案。国家档案馆成立后逐渐改用了来源原则，把所有档案按文件组合、分组合、系列、案卷序列归类整理，组卷装盒，上架保管。对无特殊限制的档案，满30年向社会开放，提供公众查用。

美国至今没有专门的正规档案专业教育，只在大学相关系科开设季度性档案课程，由图书馆学、历史学等专业的硕士研究生选修，随意性很大。档案学术研究由美国档案工作者协会负责协调和组织。主要学术园地是《美国档案工作者》。70年代开始组织编写和出版了一套档案专著和系列丛书。此外，一些美国档案学者还出版了个人的研究成果(见T.R.谢伦伯格、E.波兹奈尔)。国际档案活动，联邦的和非联邦的档案机构、档案学术团体、档案工作者个人都可参加。联邦政府档案部门是国际档案理事会的甲类会员，代表美国参加国际交往。各州县市及公私企事业的档案机构、个人等也可申请参加国际档案理事会，从事国际档案活动或出国考察，这些都体现了美国档案事业发展的特点。

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