邮件合并

办公软件的功能

邮件合并：是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

应用领域

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬：同上2。

4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！

操作步骤

2003

Microsoft Office邮件合并的操作方法：

第一步：准备数据源

这个数据源可以是Excel 工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。

概述图是一个Excel工作表文件“DataSource”，里面有一个工作簿“录取通知书”，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

第二步：准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。

图二是一个模板文件“Template”，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。

第三步：邮件合并

打开模板文件template.doc，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”→“显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图三，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

下面，step by step, follow me：

1.设置数据源

点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮（图三中第二个），选择“DataSource.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿“录取通知书”，直接点击确定，完成数据源设置。如图四。

2.插入数据域

这里，我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头“同学：”之前）

2.b 点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮（图三中黄色圆圈），在弹出的窗口中选择“姓名”，然后单击“插入”，如图五：

2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）

重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系、专业、学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用黄圈标出）：

3.查看合并数据

单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮（图三中“插入Word域”右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

第四步：完成合并

到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：

两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。

邮件合并功能非常强大，“插入Word域”的功能可以先对数据进行处理（逻辑算术运算格式化等）然后插入，比如要打印英语证书，可以设置分数小于60打印“不及格”，60和80之间打印“及格”，80以上打印“优秀”。这些东西就由各位读者自行挖掘了，呵呵。

2007

鉴于使用Office2007的用户也不少，下面将介绍在2007版中邮件合并操作方法。

1、打开Word模板，依然是录取通知书，找到邮件选项卡，按图1所示方法打开邮件合并向导。

2、如图2所示，选择当前文档格式为信函（根据实际需要选择），点击下一步，如图3所示，选择“使用当前模板”，点击下一步，如图4所示，选择第一项“使用现有列表”，再点击下面的“浏览”选取对应的数据源（我在操作的时候，数据源选取Excel2007的文件，Word提示“无法打开数据源”，如果用户出现这种情况，建议把07的Excel转换为03的再打开）。

3、点击打开数据源后，弹出图5所示对话框，点击选项，勾选表格、视图、系统表、同义词，点确定，弹出图6所示对话框，点击确定，完成数据源的选择。

4、插入域

将光标放在“同学”前面，点击“插入合并域”下拉菜单（图1中红色矩形框），选择“姓名”，完成这个域的插入，按同样方法继续插入其他域，完成这个步骤。

5.开始邮件合并，点击“完成并合并”按钮（图1中红色矩形框），选择“编辑单个文档”，若可以直接打印，则选择“打印文档”，与2003版的操作类似。

2010

下面以在Word2010中使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。

第2步，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接。

第3步，在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接。

第4步，打开“选择收件人”向导页，选中“从Outlook联系人中选择”单选框，并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接。

第5步，在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件，然后单击“确定”按钮。

第6步，打开“选择联系人”对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击“确定”按钮。